Kako razlikovati predračun, ponudu i avansni račun?

Građani često mogu da se nađu u nedoumici kada se pri sklapanju poslovne saradnje spomenu ponuda, predračun i avansni račun. Razlike između ova tri pojma su ponekad veoma suptilne zato treba napraviti razliku da ne bi došlo do nerazumevanja i greške u poslovnoj komunikaciji i saradnji sa potencijalnim poslovnim saradnikom.

Najveću zabunu uglavnom izaziva razlika između predračuna i ponude. Veliki broj klijenata greškom će tražiti da im pošaljete ponudu umesto predračuna, ili obrnuto, i na taj način uneti dodatnu konfuziju u proces sklapanja posla. Isto tako, ni mnogi davaoci usluga često nisu baš sigurni u kom trenutku treba da izdaju predračun, a u kom da pošalju ponudu.

Od tri spomenuta dokumenta, jedino avansni račun ima ‘težinu’, jer predstavlja pravno-računovodstvenu kategoriju i dokument definisan Zakonom o PDV.

“Sa druge strane, ponuda i predračun nisu definisani zakonima kao obavezujuća dokumentacija i nikada se ne knjiže. Drugim rečima, oba dokumenta služe prvenstveno informisanju i upoznavanju klijenata sa komercijalnim uslovima obavljanja nekog posla”, objašnjava za Biznis.rs, direktor knjigovodstvene agencije “Došen”, Miloš Došen.

Ponuda može sadržati informacije o ceni proizvoda, uslovima plaćanja, opis, specifikaciju proizvoda ili usluga, predstavljanje kompanije, strukturu troškova u vezi sa poslom, visinu avansa, uslove plaćanja i brojne druge elemente, a može biti i veoma svedena u smislu da se daju samo osnovne informacije o ceni.

“Dakle, ponuda je jedan informativni dokument koji bi klijentu trebalo bliže da predstavi sve detalje u vezi posla ili robe, odnosno usluge koju je klijent zahtevao. Nikakva forma ovog dokumenta nije propisana”, navodi Došen.

Naš sagovornik dodaje i da predračun takođe nije obavezujući, niti knjigovodstveni dokument. Na neki način se može smatrati instrukcijom za plaćanje.

Iako neobavezujuć, on najčešće ima formu samog računa i sadrži instrukcije za plaćanje (broj računa), kao i detaljan opis proizvoda ili usluge, kao i posla koji je ugovoren.

“U sledu događaja, može se reći da je ponuda dokument na osnovu koga će klijent odlučiti da li će raditi sa predlagačem ponude, a ako odluči da hoće, onda će ponuđač izdati predračun, koji će sadržati cenu tog posla i uputstvo za uplatu, tj. broj računa i najčešće uslove plaćanja kao što je na primer visina avansa i slično, mada sve to može biti definisano i ponudom”, kaže Došen.

S obzirom da najčešće liči na račun (fakturu), ključno za razumevanje predračuna je to da on nije knjigovodstveni dokument i nema značaj u smislu knjigovodstva, niti stvara bilo kakve obaveze između strana.

“Takođe je prirodno da neko pošalje predračun tek kada je klijent to zatražio, odnosno kada je zainteresovan da po predračunu i plati”, objašnjava Miloš Došen.

Avansni račun, sa druge strane i za razliku od prethodna dva dokumenta, jedini predstavlja pravno-računovodstvenu kategoriju i dokument definisan Zakonom o PDV.

Izdaje ga firma koja je obveznik PDV, za uplatu koju je primila u toku poreskog perioda u kome se obračunava PDV (mesečno ili tromesečno). Avansni račun se izdaje za određeno dobro ili uslugu, ukoliko do kraja poreskog perioda nije isporučeno predmetno dobro, odnosno nije izvršena usluga, tj. u situacijama kada nije izvršen promet dobara i usluga po osnovu kojeg je primljena avansna uplata.

U avansnom računu se iskazuje PDV koji je sadržan u ovoj vrsti uplate. Primalac avansne uplate je u obavezi da u svojim poslovnim knjigama evidentira izdat avansni račun, dok davalac avansa sam odlučuje da li će primljeni avansni račun knjižiti u poreskom periodu na koji se odnosi ili će PDV iz predmetnog prometa prikazati u poreskom periodu kada promet bude izvršen tj. nakon primljenog konačnog računa.

“Drugim rečima, avansni račun je veoma bitan dokument u smislu evidentiranja i plaćanja PDV. Privredni subjekti koji nisu PDV obveznici nemaju obavezu izdavanja avansnih računa”, zaključuje direktor knjigovodstvene agencije “Došen” Miloš Došen.