Naknade za kršenje zakona o arhivskoj građi od 50.000 do dva miliona dinara

Novi zakon o arhivskoj građi je posle više od 10 godina u Skupštini Srbije ugledao svetlost dana. Na predlog i inicijativu Ministarstva kulture i informisanja, Skupština Srbije usvojila je na sednici održanoj 24. januara 2020. godine zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.

Ovaj zakon donosi novine firmama u pogledu načina na koji treba da čuvaju svoju dokumentaciju. Nepoštovanje zakona povlači sa sobom i drakonske novčane kazne.

Za nepoštovanje obaveza zaprećena je prekršajna kazna i to za pravno lice u iznosu od 50.000 do dva miliona dinara. Kazne za odgovorno lice u privrednom društvu kreću se od  pet do 150.000 dinara.

„Novi zakon uređuje sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslove i način korišćenja arhivske građe, organizaciju, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji. Pored toga propisuje obavezu privrednim društvima da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali“, kaže za Biznis.rs Toma Bilić iz Centra za razvoj arhivskih tehnologija (CERAT).

Republika Srbija jedna je od retkih zemalja u svetu koja nije imala zakon kojim su sveobuhvatno uređene zaštita arhivske građe i organizacija i funkcionisanje arhivske delatnosti, kao izuzetno važnog segmenta kulturnog nasleđa.

Prema novom Zakonu privredna društva će biti u obavezi da obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu, kao i da odrede odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Vlasnici firmi biće u obavezi prema novom zakonu o arhivskoj građi da obezbede sledeće:

• Evidenciju, označavanje, klasifikaciju, datiranje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala

• Da predaju arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom

• Osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu

•  Vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu

• Dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini

• Pribave mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.)

• Odaberu arhivsku građu i izdvajaju radi uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka

• Omoguće ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala

• Postupaju u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala

• Obaveštavaju nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka

Naš sagovornik navodi da privredna društva uređuju rokove čuvanja svoje dokumentacije uz pomoć papira koji se zove Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala.

„Pri izradi ovog dokumenta moraju se uzeti u obzir rokovi koje propisuje Zakon o pdv, Zakon o računovodstvu i reviziji, itd…(u zavisnosti čime se privredno društvo bavi – čak 13 zakona propisuje rokove čuvanja). Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala dostavlja Istorijskom arhivu koji je nadležan za teritoriju gde se nalazi sedište privrednog društva koji daje saglasnost na dokument (Listu) i navedene rokove čuvanja“, objašnjava Bilić.

Ovim zakonom omogućiće se i utvrđivanje Arhivskog fonda Republike Srbije kao dela nacionalnog i svetskog kulturnog nasleđa, te njegova dopuna dokumentima koji predstavljaju deo kulturnog nasleđa Republike Srbije a nalaze se van njene teritorije, kao i dokumentima i kopijama dokumenata stranih izvora koji se odnose na istoriju Srbije i srpskog naroda.