Elektronske otpremnice stižu postepeno – od 2026. novo pravilo u prometu robe

Od 1. januara 2026. godine Srbija zvanično ulazi u eru digitalizacije otpremnica. Sistem elektronskih otpremnica uvodi se fazno i menja dosadašnju praksu izdavanja papirnih pratećih dokumenata uz robu.

Cilj je unapređenje kontrole prometa dobara, smanjenje prostora za poreske zloupotrebe i ubrzanje administrativnih procedura. Ali, kao i svaki novi sistem, e-otpremnica zahteva prilagođavanje, pripremu i jasno razumevanje pravila.

Prema rečima Marije Đorđić iz agencije Experta, u prvoj fazi obavezni korisnici sistema biće subjekti javnog sektora kao što su institucije, ustanove i organi koji se finansiraju iz državne kase. Oni će prvi imati zadatak da promet dobara prate isključivo putem elektronskih otpremnica.

“Godinu dana kasnije, tačnije od 1. januara 2027, u sistem se uvode i firme iz privatnog sektora, pre svega one koje već koriste Sistem elektronskih faktura (SEF). Radi se o preduzetnicima i privrednim društvima u sistemu PDV-a, kao i o firmama van PDV-a, ali – samo kada otpremaju akciznu robu. Subjekti koji nisu u sistemu PDV-a i ne rade sa akciznim proizvodima neće biti obavezni da koriste ovaj sistem”, navodi Đorđić.

Pored njih, u sistem će se uključiti i dobrovoljni korisnici koji žele unapred da pređu na digitalno poslovanje, kao i prevoznici, čime se zatvara ceo lanac kontrole.

Šta se menja za privredu?

Papirna otpremnica ostaje obavezna do potpune funkcionalnosti sistema.

“Ovo se odnosi na sve koji prometuju robu – bez obzira na to da li su u sistemu PDV-a ili ne. Otpremnica je dokument koji ide uz robu prilikom isporuke i služi kao potvrda da je roba zaista isporučena kupcu”, objašnjava Marija Đorđić.

U prethodnim godinama mnogi su koristili takozvanu „račun-otpremnicu“, jedan dokument koji je sadržao elemente i računa i otpremnice. Međutim, novi sistem SEF dozvoljava isključivo izdavanje i slanje računa, dok se otpremnica mora izdavati odvojeno.

Otpremnica je ključni dokaz u slučaju bilo kakvog spora ili poreske kontrole. Na primer, ako kupac tvrdi da robu nije primio i odbija da plati, potpisana otpremnica potvrđuje suprotno. Isto važi i u slučaju kada poreski inspektor sumnja da je isporuka fiktivna – bez otpremnice, pravo na odbitak PDV-a može biti osporeno.

“Zato se svim prodavcima robe savetuje da za svaku isporuku izdaju otpremnicu i zatraže potpis kupca, koji im mora vratiti jedan primerak. Sa druge strane, kupci bi trebalo da čuvaju sve potpisane otpremnice koje dobiju uz robu, kako bi imali dokaz za nabavke u slučaju inspekcije”, ističe poreska savetnica.

Iako do potpune primene novog sistema ima još vremena, poslovni sektor bi već sada trebalo da se priprema. To podrazumeva upoznavanje sa softverskim rešenjima, obuku zaposlenih i uvođenje novih procedura u logističke i računovodstvene tokove.

Pravilnik o e-otpremnicama detaljno uređuje primenu Zakona o elektronskim otpremnicama, uključujući način registracije i korišćenja sistema, unos i obradu podataka, kao i čuvanje i upravljanje dokumentima.

Sistem mogu koristiti firme, preduzetnici i fizička lica sa PIB-om. Pristup se ostvaruje putem sistema e-faktura ili direktnom registracijom. Korisnici mogu slati otpremnice putem korisničkog interfejsa, aplikativnog interfejsa (API) ili mobilne aplikacije za prevoznike.

Otpremnica mora da sadrži:

• Osnovne podatke o pošiljaocu, primaocu, robi, adresama i vremenu isporuke

• Način transporta (sopstveni, preko prevoznika, lična dostava…)

• Dodatne oznake za akcizne i opasne proizvode

Sistem omogućava uvid u sve poslate i primljene otpremnice. Pravilnik predviđa i mogućnost prilaganja dodatne dokumentacije uz otpremnicu. Detaljne tehničke smernice dostupne su na sajtu Ministarstva finansija.

Kada se koristi papirna verzija elektronske otpremnice pošiljalac prethodno prijavljuje hologramske nalepnice i PIB-ove. Po potvrdi sistema upisuje se jedinstveni kod. Primalac potvrđuje prijem u sistemu ili direktno na papiru, a po ponovnom uspostavljanju veze unose se podaci digitalno.

Otpremnice u sistemu mogu imati statuse: „poslato“, „stornirano“, „na čekanju“ i slično. Storniranje je moguće pre potvrde prijema. Primalac može otpremnicu prihvatiti ili odbiti kroz elektronsku prijemnicu. Inspektori pristupaju otpremnicama putem posebne aplikacije. Uvid se može vršiti i u papirne kopije ako su u pitanju posebne okolnosti.