Arhiv Beograda stopirao prijem dokumentacije

Zbog naglog priliva zahteva, kao i ograničenih kapaciteta, pravna lica sa teritorije Beograda suočavaju se sa privremenim zastoјem dostavljanja dokumentacije Istorijskom arhivu Beograda. Iz ove institucije navode da se nova dokumentacija do daljeg neće primati na dosadašnji način, odnosno putem pošte ili ličnom dostavom.

To znači da kompanije trenutno ne treba da šalju prepise arhivskih knjiga, uprkos zakonskim rokovima koji se približavaju.

Razlog je, kako navode iz Arhiva, preopterećenost sistema. Do sada je pristiglo više od 27.000 zahteva za izdavanje saglasnosti na liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Od tog broja obrađeno je oko 20.000, dok se preostali zahtevi i dalje rešavaju u skladu sa postojećim kapacitetima.

Rešenje se, prema najavama, traži u digitalizaciji procesa. U toku je uspostavljanje elektronskog servisa koji bi omogućio prijem dokumentacije u digitalnom formatu, čime bi se rasteretio postojeći sistem i ubrzala obrada zahteva. Do tada, iz Arhiva naglašavaju da neće biti kažnjavanja zbog neispunjavanja obaveze dostavljanja dokumentacije, sve dok svi obveznici ne dobiju realnu mogućnost da je predaju.

Paralelno sa ovim problemom, arhivska struka reagovala je i na sve učestalije ponude privatnih firmi koje nude softverska rešenja za elektronsko poslovanje i arhiviranje. Brojni privredni subjekti obratili su se nadležnim institucijama tražeći mišljenje – da li su takva ulaganja zakonska obaveza.

Stručna preporuka, objavljena još u junu 2025. godine, razdvaja zakonske obaveze od tržišnih ponuda. Naime, zakon propisuje obavezu evidentiranja, klasifikacije, datiranja i čuvanja dokumentacije, ali ne i obaveznu kupovinu komercijalnog softvera. Tvrdnje pojedinih ponuđača da je kupovina takvih sistema nužna kako bi se izbegle sankcije ocenjene su kao obmanjujuće i kao vid pritiska na privredne subjekte.

Iz arhiva upozoravaju da firme nisu dužne da investiraju u ponuđena softverska rešenja, naročito jer mnoga od njih uopšte ne pokrivaju kompletan proces elektronskog arhiviranja, već se svode na sisteme za upravljanje dokumentima. Zbog toga se privrednicima savetuje da se za sva pitanja obrate direktno nadležnim javnim arhivima, kako bi dobili pouzdane informacije i stručnu podršku.

Podsetimo, elektronski sistem e-Arhiv u primeni je od početka 2024. godine, dok je Zakon o arhivskoj građi stupio na snagu 2021. godine, uvodeći nova pravila o čuvanju dokumentacije – bez obzira na to da li je ona u papirnom ili digitalnom obliku.

U svakodnevnom poslovanju, kompanije generišu veliku količinu dokumentacije, od koje deo vremenom dobija status arhivske građe.

„Takva dokumenta čuvaju se kao celina, u okviru arhivskog fonda, i nakon isteka 30 godina predaju se nadležnom arhivu. Do tada, odgovornost za njihovo pravilno vođenje i čuvanje snose same firme“, navodi poreski savetnik Milan Radošević.

Poseban režim čuvanja važi za različite vrste dokumenata. Na primer, obračuni zarada i evidencije o platama čuvaju se trajno, dok finansijski izveštaji imaju rok od 20 godina.

„Knjigovodstvene evidencije poput glavne knjige i dnevnika čuvaju se deset godina, dok se pomoćna dokumentacija čuva pet godina. Za obveznike PDV-a važe stroža pravila – dokumentacija na osnovu koje se vrši obračun poreza mora se čuvati deset godina“, objašnjava naš sagovornik.

Propisi uređuju i način čuvanja. Pojedini dokumenti mogu se arhivirati elektronski, dok se drugi moraju čuvati u originalnom, najčešće papirnom obliku.

Nepridržavanje ovih obaveza može imati ozbiljne finansijske posledice. Za pravna lica predviđene su kazne koje mogu dostići i tri miliona dinara, u zavisnosti od vrste prekršaja. Tako se, na primer, za nepropisno čuvanje računovodstvene dokumentacije izriču kazne od 100.000 do tri miliona dinara, dok su za pojedine evidencije minimalne kazne 100.000, a maksimalne dva miliona dinara.

Preduzetnici prolaze nešto blaže, ali i dalje značajne sankcije – od 50.000 do 500.000 dinara.