Izvodi otvorenih stavki otkrivaju stvarno finansijsko stanje firmi

Kako se približava decembar knjigovođe ulaze u svoj najintenzivniji period – pripreme za završni račun. Prvi i možda najvažniji korak u toj proceduri je usaglašavanje stanja sa kupcima i dobavljačima, a ključnu ulogu u tome ima jedan naizgled jednostavan, ali izuzetno važan dokument – Izvod otvorenih stavki (IOS).

Iako se na prvi pogled čini kao još jedan birokratski papir, IOS je zapravo alat bez kojeg se ne može zamisliti precizan završni račun.

“On prikazuje sva potraživanja i obaveze između firmi i jasno pokazuje da li su svi računi proknjiženi, da li postoje greške u evidenciji i da li su dobavljači dostavili sve fakture. Drugim rečima – IOS je svojevrsni ‘rendgen’ finansijskog zdravlja preduzeća”, objašnjava poreska savetnica Zvezdana Pisarević.

Zakon o računovodstvu izričito traži da se u napomenama uz finansijske izveštaje prikaže koliko su potraživanja i obaveze usaglašeni, kao i broj i iznos neusaglašenih stavki. Taj podatak je važan jer pokazuje koliko se na finansijske izveštaje može osloniti.

Međutim, u ranijim verzijama zakona rok za usaglašavanje IOS-a bio je 31. oktobar, ali kazni za nepoštovanje nije bilo. Rezultat? Mnoge firme su taj posao jednostavno preskakale, smatrajući ga nebitnim. Tek kasnije, sa strožim propisima i sve većim zahtevima revizora i inspekcija, IOS je počeo da zauzima mesto koje mu pripada.

IOS nije opomena za plaćanje

Poreska savetnica Zvezdana Pisarević priseća se situacije kada je, nakon slanja IOS-a kupcima, direktor firme u kojoj je radila dobio pozive zbunjenih klijenata sa pitanjem: “Zašto nas opominjete da platimo dug kad on još nije dospeo?“

“Objasnila sam mu da IOS nije opomena za plaćanje, već isključivo dokument za usaglašavanje knjigovodstvenog stanja“, kaže Pisarević i dodaje da bi kupci taj dokument trebalo da proslede svom knjigovođi i da ga overenog vrate.

Iako zakon ne propisuje tačan datum, naša sagovornica smatra da je 31. oktobar idealan trenutak za izradu IOS-a. Pre slanja potrebno je proveriti svaku karticu kupca, ispraviti greške i tek onda poslati dokumente na usaglašavanje.

Ako je knjigovodstvo ažurno, IOS se može poslati početkom novembra, a povratno overeni primerci obično stižu do sredine decembra – što ostavlja dovoljno vremena da se eventualne greške isprave pre završnog računa.

“U praksi je dovoljno slati IOS samo kupcima, mada neke firme šalju i dobavljačima. Dokument je najpouzdaniji ako ga potpiše ovlašćeno lice – to može biti neko iz firme ili eksterni knjigovođa sa ovlašćenjem. Bez toga IOS nema pravnu težinu u slučaju sudskog spora”, ističe poreska savetnica.

Danas se IOS često šalje i elektronskom poštom. U tom slučaju mora da sadrži elektronski potpis ili drugu identifikacionu oznaku ovlašćenog lica kako bi bio validan.

Ipak, važno je znati da IOS sam po sebi nije izvršna isprava – on predstavlja potvrdu saglasnosti sa evidencijom. Sudu kao dokaz može poslužiti samo faktura ili otpremnica, dok IOS ima ulogu dopunskog dokumenta.

U praksi se dešava, prema rečima naše sagovornice, i da novi knjigovođa u želji da uvede red pošalje IOS i za potraživanja starija od tri godine – iako su ona već zastarela.

“Međutim, ako klijent potpiše i vrati takav IOS, to se smatra izjavom o odricanju od zastarelosti, pa rok počinje da teče iznova. Postoji, međutim, važna napomena. Ovakav efekat postoji samo ako je IOS potpisao zakonski zastupnik ili ovlašćeno lice. Ako je potpisao običan knjigovođa bez ovlašćenja – potpis nema pravnu snagu”, naglašava Pisarević.

Iako se IOS uobičajeno koristi u poslovanju između firmi, zanimljiv je i primer iz sudske prakse koji se odnosi na odnos poslodavca i zaposlenog. Prema Zakonu o radu, potraživanja iz radnog odnosa zastarevaju za tri godine.

U jednoj situaciji zaposleni koji dugo nije primao platu zatražio je od poslodavca da overi IOS kao potvrdu da će zarada biti isplaćena. Time je praktično dobio pisano priznanje duga – i produžio rok zastarelosti.

“Naziv dokumenta nije presudan. Važan je sadržaj – da se iz njega vidi priznanje obaveze. U tom slučaju IOS funkcioniše kao dokaz koji može da produži rok potraživanja”, zaključuje poreska savetnica Zvezdana Pisarević.