Kako ispravno knjižiti troškove materijala u finansijskim izveštajima?

Ministarstvo finansija objavilo je mišljenje u vezi sa priznavanjem troškova materijala u finansijskim izveštajima mikro i drugih pravnih lica. Povod za ovo tumačenje bio je konkretan zahtev jednog preduzeća koje se bavi pružanjem frizerskih i kozmetičkih usluga, a koje je želelo da utvrdi da li je njihov način evidentiranja rashoda u skladu sa Zakonom o računovodstvu i važećim pravilnicima.

Reč je o firmi koja posluje kroz više kozmetičkih salona, a najveći izdatak u njihovom poslovanju, odmah posle zarada, čine troškovi materijala – krema, gelova i sličnih proizvoda. Materijali se nabavljaju više puta godišnje, a po prijemu fakture od dobavljača odmah se knjiže kao rashod u Bilansu uspeha.

Na kraju godine vrši se redovan popis neotvorenih tuba i teglica, koji se vrednuje po nabavnoj ceni iz poslednjih faktura. Na osnovu tog popisa vrši se storniranje dela rashoda i formira stanje zaliha. U toku naredne godine zalihe se postepeno „oslobađaju“ i knjiže kao rashodi kada se materijali otvore i stave u upotrebu.

Iako firma ne vodi klasičnu materijalnu evidenciju u pomoćnim knjigama, vrše se kvartalni popisi radi interne kontrole. Sve usluge se obavljaju u okviru jednog dana, pa nema nedovršene proizvodnje ili usluga.

Ključno pitanje – šta sa otvorenim pakovanjima?

Rukovodstvo firme smatra da je nemoguće i ekonomski neopravdano tačno meriti ostatke u otvorenim pakovanjima na kraju godine. Zbog toga se i taj materijal, iako nije u potpunosti potrošen, priznaje kao rashod tekuće godine. Argument je da se njegova vrednost smatra nematerijalnom i da time nije narušen princip uzročnosti prihoda i rashoda.

Obračun konačnog godišnjeg rashoda materijala vrši se formulom: početno stanje zaliha + godišnje nabavke – krajnje stanje zaliha = troškovi materijala u godini. Popis obuhvata samo neotvorena pakovanja.

Prema Zakonu o računovodstvu, svaka poslovna promena mora biti dokumentovana verodostojnom računovodstvenom ispravom. Zakon takođe propisuje da pravna lica opštim aktom moraju urediti svoju organizaciju računovodstva, uspostaviti interne kontrole i definisati osobe odgovorne za tačnost evidencije.

Dilema je da li se troškovi materijala mogu osporiti ako društvo ne poseduje određene prateće dokumente kao što su normativi utroška materijala za pojedinu uslugu, specifikacije usluga i korišćenog materijala, evidencije utrošenog vremena po usluzi ili podaci o tome kome je usluga pružena.

Ovaj slučaj, prema Ministarstvu finansija, nije jedinstven. Brojna mala preduzeća u uslužnim delatnostima, posebno u sektoru lepote i nege, susreću se sa sličnim problemima. Nemogućnost merenja preostalih količina u otvorenim pakovanjima i odsustvo detaljnih evidencija često dovode do dilema u vezi sa ispravnošću knjigovodstvenih procedura.

Član 9. Zakona propisuje da se sve poslovne promene knjiže na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava – dokumenata iz kojih se jasno vidi osnov, vrsta i sadržaj promene. Zakon omogućava da firme vode analitičke evidencije, ali u konkretnom slučaju odsustvo materijalne evidencije nije prekršaj.

Takođe, član 23. Zakona naglašava da finansijski izveštaji moraju biti sastavljeni po obračunskoj osnovi, uz poštovanje načela uzročnosti prihoda i rashoda. U pravilnicima se navodi da se troškovi materijala priznaju kao poslovni rashodi u momentu njihove potrošnje, a kod sitnog inventara i sličnih zaliha – u trenutku kada se daju na upotrebu.

Na osnovu svih podataka Ministarstvo je zaključilo da je način evidencije ispravan – knjiženje troškova na osnovu faktura i godišnjeg popisa zaliha u potpunosti je u skladu sa propisima, čak i ako firma ne vodi pomoćne knjige.

Takođe, priložena dokumentacija označena je kao dovoljna.

“Ulazne fakture i izveštaji o popisu, ako sadrže sve potrebne podatke, smatraju se validnim dokazom za knjiženje. U uslužnim delatnostima poput kozmetike, gde su kreme i gelovi direktno povezani sa pruženim uslugama, oni moraju biti priznati kao rashodi u skladu sa zakonom”, objašnjavaju iz Ministarstva.

Ističu i da nedostatak specifikacija ne predstavlja problem.

“Zakon ne zahteva normative utroška materijala po usluzi, specifikacije vremena, niti detaljne spiskove korisnika usluga. Čak ni evidencija po vrsti i količini materijala nije obavezna ako bi njeno vođenje bilo nepotrebno skupo ili tehnički nemoguće”, stoji u obrazloženju.

Ministarstvo je posebno naglasilo da obaveza propisivanja normativa nije predviđena računovodstvenim propisima, te da neposedovanje takvih dokumenata ne može biti osnov za osporavanje priznatih rashoda.

“Ovakvo tumačenje daje izvesno olakšanje malim firmama koje se bave uslugama i koriste materijal u malim, ali čestim količinama. Ukoliko je vrednost ostatka materijala na kraju godine zanemarljiva, priznavanje troška u celosti smatra se prihvatljivim. Iako mišljenje Ministarstva finansija nije pravno obavezujuće, ono u praksi predstavlja jasnu smernicu kako bi poreski i revizorski organi mogli tumačiti ovakve situacije”, navodi se u zaključku Mišljenja.