Preduzetnici dužni da čuvaju dokumente i nakon zatvaranja firme

Ako ne zatvori poslovne knjige i ne čuva računovodstvene isprave, poslovne knjige, finansijske izveštaje, godišnji izveštaj o poslovanju i revizorske izveštaje u rokovima i na način propisan Zakonom o računovodstvu, pravno lice može biti kažnjeno novčanom kaznom od 100.000 do tri miliona dinara za privredni prestup.

Odgovorno lice u pravnom licu za ove prekršaje može očekivati novčanu kaznu od 20.000 do 150.000 dinara. Kada se radi o preduzetnicima, njima je za prekršaj zaprećena novčana kazna od 100.000 do 500.000 dinara.

“Pri zatvaranju, odnosno trajnom obustavljanju registrovane delatnosti, odnosno brisanju iz Registra APR, postoji obaveza da pravna lica i preduzetnici poštuju određene propisane rokove čuvanja dokumentacije, počev od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose. Pri otvaranju postupka likvidacije ili stečaja privrednih društava, računovodstvene isprave i poslovne knjige zapisnički se predaju likvidacionom, odnosno stečajnom upravniku, koji je dužan da ih čuva u skladu sa zakonom”, kaže predsednica Udruženja „Računovodstvena komora Srbije“ mr Snežana Mitrović.

Kada je reč o preduzetnicima koji su prestali sa obavljanjem delatnosti, sva prava i obaveze nastale za vreme dok su obavljali privrednu delatnost, kao registrovani preduzetnici, odnose se lično na vlasnike preduzetničkih radnji.

Dakle, preduzetnik je dužan da čuva dokumentaciju u skladu sa pravilima definisanim u Zakonu o računovodstvu. Ako ostanu neizmirene obaveze prema trećim licima, preduzetnik je lično dužan da ih izmiri. Ako se pokrene sudski spor naplate potraživanja, preduzetnik će lično, po osnovu donete presude, biti dužan da isplati dugovanje trećem licu.

Naša sagovornica naglašava da naplatu potraživanja sudskim putem mogu pokrenuti, kako poverioci za robu i usluge koju je kupovao preduzetnik dok je imao registrovanu delatnost, tako i zaposleni koji su radili kod njega, po osnovu neispunjavanja određenih prava iz radnog odnosa.

Najčešći sporovi iz radnog odnosa jesu neuplaćeni doprinosi koji su važni za evidenciju staža, za bivše zaposlene, kod Fonda PIO.

“Kada se radi o dnevnom čuvanju podataka koji se nalaze uneti (proknjiženi) u softveru računara, važno je imati na umu da se obavezno izvrši adekvatna zaštita podataka i zaštita računara. Tako će se dugoročno sačuvati i podaci koje je kasnije neophodno čuvati u propisanim vremenskim okvirima u skladu sa zakonom”, objašnjava Mitrović.

Prema Zakonu o računovodstvu, pravna lica i preduzetnici dužni su da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje.

Zakonom su definisani vremenski okviri, gde se određeni dokumenti čuvaju trajno, dok se neki čuvaju 20 godina. Određenu dokumentaciju neophodno je arhivirati na 10, a neke samo pet godina.

U skladu sa zakonom, propisana je obaveza da pravna lica i preduzetnici moraju trajno da čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada.

“Obaveza čuvanja u vremenu od 20 godina propisana je za finansijske izveštaje, izveštaje o izvršenoj reviziji i Statistički izveštaj. Takođe, 20 godina se obavezno čuvaju i godišnji izveštaj o poslovanju, i to od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen. Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se deset godina. Pomoćne knjige čuvaju se pet godina, od dana njihovog zaključivanja”, naglašava Mitrović.

Takođe, pet godina se čuvaju isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige, kao i isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa.

Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.

Računovodstvene isprave mogu se čuvati na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije, ako je nadležnom organu omogućen pristup tako sačuvanim podacima i ako je obezbeđeno:

1) Da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;

2) Da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni;

3) Da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema;

4) Da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.

Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga.

„Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera kako bi podaci bili dostupni kontroli. U slučaju kada pravno lice, odnosno preduzetnik, ne može iz tehničkih razloga da obezbedi funkcionalnost memorisanog aplikativnog softvera korišćenog za unos, obradu i čuvanje računovodstvenih podataka, dužan je da dokument sa podacima čuva u clear text formatu“, zaključuje Snežana Mitrović.