Zakon o arhivskoj građi donosi brojne obaveze privrednicima

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti u primeni je od 02. februara 2021. godine. Ono što naročito izaziva brojne nedomuce privrednika jeste dokumentacija koju obuhvata arhivska građa, ali i rok do kog bi nadležnom arhivu trebalo da predaju arhivsku knjigu, a koji ističe 30. aprila ove godine.

“Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca. Obrazac arhivske knjige propisuje Ministarstvo nadležno za poslove kulture i informisanja. Arhivska knjiga može da se vodi u elektronskom obliku (excel tabela) ili u papirnom, preporuka nadležnih Arhiva je da se vodi elektronski zbog lakšeg vođenja na ovaj način, ali se za sada još uvek Prepis arhivske knjige predaje nadležnim arhivima u papirnom obliku, kao fotokopija original arhivske knijge stvaraoca, overena od strane nadležnog lica kod stvaraoca. Čuva se kod stvaraoca i imaoca, u obliku u kom se vodi”, obajšnjava za naš portal pravni savetnik u kompaniji Poslovni savetnik Jasmina Grujić.

Prema njenim rečima, arhivska knjiga predstavlja svojevrstan inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sam sadržaj dokumenata, niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama.

“Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja”, ističe naša sagovornica.

Do 31. decembra prošle godine sva pravna lica bila su u obavezi da predaju nadležnim arhivima tri opšta akta – opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata i listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

“Prva dva akta su se dostavljala samo na uvid arhivu, dok je na listu kategorija nadležni arhiv davao saglasnost/odobrenje, odnosno ona počinje da važi u jednom pravnom licu tek nakon dobijanja saglasnosti nadležnog arhiva”, kaže Grujić.

Osim ovoga, kako objašnjava, pravna lica su bila dužna da imenuju odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.

“Zakonom nije bliže uređeno da li ovo lice mora da ispunjava neke posebne uslove, kao ni to da li to mora biti lice zaposleno u pravnom licu i može biti neko izvan”, dodaje ona.

Kako ističe, do 30. aprila ove godine potrebno je nadležnom arhivu predati prepis arhivske knjige, a zakon donosi brojne obaveze za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala.

“Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali”, kaže naša sagovornica.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala prema pomenutom zakonu dužan je da:

• obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
• evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
• predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
• osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
• vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
• dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
• pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
• odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
• omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
• postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

“Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da obezbedi stručno osposobljavanje i usavršavanje, kao i proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentima”, napominje Grujić i dodaje da za preduzetnike nisu propisane kazne kaznenim odredbama, pa su arhivi odlučili da oni ne dostavljaju gore pomenuta Opšta akta kao ni prepis arhivske knjige.

Šta je arhivska građa, a šta dokumentarni materijal?

Arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani.

“Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata (državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica) , u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na  formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu”, navodi naša sagovornica.