Lean filozofija: Smanjenje troškova bez podizanja cena ili redukovanja usluga

Mnogima i dalje nepoznat pristup poslovanju 21. veka, lean filozofija, predstavlja vid organizacije i načina poslovanja koji omogućava ostvarivanje maksimalnog radnog učinka i najbolje rezultate uz minimalno angažovanje resursa, odnosno podizanja konkurentnosti kompanije, povećanja produktivnosti i zadovoljstva klijenata i zaposlenih, uz istovremeno smanjivanje ciklusnih vremena (od narudžbe do isporuke), fleksibilnosti i brzine reakcije na promene.

„Najjednostavnije rečeno, Lean znači eliminisanje rasipanja (MUDA). Ova filozofija koristi alate i tehnike za kreiranje i promenu kulture u cilju sprovođenja dobre prakse poboljšanja procesa i operacija, koja omogućava smanjenje rasipanja, poboljšanje tokova, više se fokusira na potrebe kupaca i omogućava bolji pogled na procese“, objašnjava za Biznis.rs Nikola Marjanović iz kompanije Tecor Consulting.

Najveća korist od Lean-a je, kako kaže, kreiranje sposobnosti kod zaposlenog da uoči prilike za smanjenje troškova i unapređenje procesa gde ih pre toga nije video. Lean se zasniva na smanjenju troškova, a ne na podizanju cena ili redukovanju usluga.

U knjizi „Mašina koja je promenila svet“ Lean je definisan kao proizvodnja koja koristi manje svega u odnosu na standardnu linijsku proizvodnju, i to polovinu ljudstva, polovinu prostora, polovinu ulaganja u alate, polovinu vremena potrebnog za razvoj, manje prostora u magacinu, manje škarta…

„Lean pristup u praksi možemo sresti u proizvodnim i neproizvodnim kompanijama, jer nas on uči kako da radimo efikasnije i pametnije, da uradimo više u manjem vremenskom intervalu, ali ne podizanjem intenziteta i brzine rada već eliminisanjem svega onoga što nam oduzima vreme a ne donosi realizaciji zadatka“, priča naš sagovornik.

Načini za unapređenje poslovanja

Mnogo toga je jasnije ukoliko uporedimo dve naizgled uobičajene stvari. Sa jedne strane imamo prosečnu ćevabdžinicu u kojoj kada naručimo pljeskavicu čekamo 20 minuta, a sa druge strane, na primer McDonald’s u kojoj je naš obrok spreman za minut. I jedni i drugi peku pljeskavice, a u čemu je razlika?

Odgovore, navodi Marjanović, možemo sami pronaći odgovorom na sledeća pitanja:

1. Gde stoji sirovina meso, zemička, začini?
2. Da li je potrebno tražiti bilo šta što je potrebno u procesu rada?
3. Da li postoje nepotrebni pokreti?
4. Da li je sirovina spremna?
5. Da li je na dohvat ruke sve što nam je potrebno?
6. Kako je optimizovan radni prostor? Koliko se radnik kreće?
7. Da li postoji radna instrukcija i radnik ima tačno definisane korake procesa rada?
8. Da li je roštilj spreman sa tačnom temperaturom na kojoj se sprema pljeskavica?
9. …

„Ovih pitanja možemo postaviti jako mnogo, a suština je jednostavna – minimizirati ili eliminisati sve što ne donosi vrednost našem proizvodu, raditi pametnije a ne više“, naglasio je naš sagovornik.

Osam smrtnih gubitaka

Najveće gubitke u procesu rada možemo potražiti, ističe on, u osam osnovnih grupa rasipanja takozvanih „Osam smrtnih gubitaka“:

1. Defekti

Aktivnosti čije je nivo manji od nivoa koji su kupci (interni i eksterni) zahtevali prepravke, otpad, nedostatak delova, pogrešni delovi…

2. Nepotreban inventar

Svaki rad, odnosno materijal u ruci, koji nije potreban upravo sada kako bi se zadovoljile potrebe kupaca, višak sirovina, poluproizvoda, gotovih proizvoda, rezervnih delova…

3. Previše obrade

Ovo se javlja kada je nešto dizajnirano tako da koristi više resursa (prostor, vreme, energija, ljudi, itd.) nego što je zaista potrebno. Mašine su brže ili sporije nego što je potrebno, oprema koristi više energije nego što je potrebno…

4. Čekanja

Svako čekanje do koga dolazi zato što materijal, mašine ili informacije nisu spremni za upotrebu na vreme, radnici ne mogu da krenu sa radom zato što materijal nije stigao, računovođa ne može da proknjiži promenu zato što podaci kasne…

5. Nepotrebni pokreti

Svako kretanje ljudi koje ne dodaje vrednost proizvodu – hodanje, traženje, okretanje, podizanje…

6. Suvišni transport

Svako kretanje materijala koje ne dodaje vrednost proizvodu – premeštanje gotovih proizvoda u magacin, premeštanje poluproizvoda u sledeću fazu proizvodnog ciklusa…

7. Prekomerna proizvodnja

„Mother of all wastes“ (majka svih gubitaka) javlja se kada se proizvodi više proizvoda nego što je kupcima potrebno u tom trenutku. Povećanje proizvodnje samo da bi bolje iskoristili kapacitete bez obzira da li će ti proizvodi biti traženi, povećanje proizvodnje usled prognoze buduće prodaje…

8. Veštine radnika

Javlja se kada rade neadekvatno obučeni radnici. Uzrok je najčešće loše uvođenje u posao i loše radne instrukcije koje za posledicu mogu imati sve gore navedene grupe rasipanja.

„Lean filozofija sa sobom donosi alate koji će nam pomoći da izmerimo procese, u njima kvantifikujemo i prepoznamo gore navedena rasipanja koja ćemo kao takva izolovati, a jednom kad ih osvestimo kod nas samih i naših kolega, tada ćemo metodološki vođeni eliminisati jedan po jedan stvarajući efikasniji i produktivniji sistem“, obrazložio je naš sagovornik.

Kada je reč o rasipanju novca usled neadekvatnog vođenja, on ističe da to zavisi od vrste kompanije, dok se sama rasipanja mogu javiti na gotovo svim pozicijama.

„Najbolje skriveni gubici se nalaze u administrativnom delu, dok su najvidljiviji u proizvodnjama. Ono što najčešće zanemarimo jesu zarobljena sredstva koja se nalaze u repromaterijalu, jer neretko zalihe repromaterijala mogu da budu dovoljne za par godina, ali i u međuprocesnim zalihama kada vođeni filozofijom ‘važno je da mašina radi’ umemo da nagomilamo nekih poluproizvoda koji nam pojedu i vreme i skladišni prostor, i zarobe ogromna sredstva, a da toga nismo ni svesni“, upozorio je Marjanović.

Tri podele gubitaka

Lean filozofija dala je svoju podelu gubitaka poznatiju kao 3MU – MUDA (rasipanja), MURI (preopterećenje) i MURA (disbalans).

„Razvijeno je dosta Lean alata koji nam pomažu u balansiranju poslovanja počevši od takt time / cycle time analize, koja nam ukazuje na balans potrebnog i mogućeg, preko alata poput 5S-a, koji treba da nam omogući da zaposleni rade produktivnije, i da ne gube vreme na nepotrebne stvari, do naprednijih alata poput strukturiranog rešavanja problema (structured problem solving), koji nas svojom metodologijom vode da učimo i pravimo sistem takav da istu grešku nikada ne ponovimo“, navodi naš sagovornik.

On je naglasio da dobra organizacija ne nastaje, već da se gradi kroz duži vremenski period, a dobra organizacija znači da se dobro raspolaže svojim resursima, materijalima, ljudima, mašinama.