Šta sve i na koji način morate čuvati na osnovu Zakona o arhivskoj građi?

Početkom godine usvojen je novi Zakon o arhivskoj građi čiji je cilj uvođenje modernih rešenja, i stvaranje uslova za efikasnu kontrolu primene propisa.

Ovaj zakon donosi novine firmama u pogledu načina na koji treba da čuvaju svoju dokumentaciju. Nepoštovanje zakona povlači sa sobom i drakonske novčane kazne.

Za nepoštovanje obaveza zaprećena je prekršajna kazna, i to za pravno lice u iznosu od 50.000 do dva miliona dinara. Kazne za odgovorno lice u privrednom društvu kreću se od pet do 150.000 dinara.

„Novi zakon uređuje sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslove i način korišćenja arhivske građe, organizaciju, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji. Pored toga, propisuje obavezu privrednim društvima da savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali“, kaže za Biznis.rs Toma Bilić iz Centra za razvoj arhivskih tehnologija (CERAT).

Zakon propisuje da usklađivanje sa propisima moraju da izvrše svi stvaraoci i imaoci arhivske građe. Ipak, prema obaveštenju izdatom od strane Istorijskog arhiva grada Beograda navedeno je da ukoliko ste u statusu preduzetnika, udruženja čiji su osnivači isključivo fizička lica, predstavništva stranog privrednog društva ili ogranka, za sada niste u obavezi da javnom arhivu dostavite normativna akta kao ni arhivsku knjigu.

Nosioci obaveza su dužni da donesu normativna akta kojima uređuju upravljanje arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, i to:

• Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala

• Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata

• Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja

Takođe, nosioci obaveze su dužni da odrede odgovorno lice, da se registruju pred nadležnim arhivom, kao i da svake godine do 30. aprila dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige za prethodnu godinu (a ukoliko to nisu ranije činili, i za ceo period poslovanja).

„Naročito je zanimljiva obaveza nametnuta nosiocima obaveza da obaveštavaju nadležni javni arhiv o svim promenama od značaja za arhivsku građu, a što su oni dužni da učine u roku od 30 dana od dana nastanka promene“, objašnjava pravnik iz advokatske kancelarije „Papadakis & Čabarkapa“, Vukašin Vuković.

Republika Srbija jedna je od retkih zemalja u svetu koja nije imala zakon kojim su sveobuhvatno uređene zaštita arhivske građe i organizacija i funkcionisanje arhivske delatnosti, kao izuzetno važnog segmenta kulturnog nasleđa.

Uprkos odloženom početku primene zakona, februar 2021. godine mnogi nosioci obaveza su dočekali bez usklađenosti sa novim propisima. Razlozi za ovakvo postupanje su bili brojni – od otežanog poslovanja usled pandemije korona virusa do kompleksnosti procesa usklađivanja.

Neusklađenost s propisima onemogućila je brojne nosioce obaveza da do 30. 04. 2021. godine podnesu prepis arhivske knjige.

Na molbu Privredne komore Srbije izdato je mišljenje Ministarstva kulture i informisanja na osnovu kojeg su nadležni arhivi (npr. Istorijski arhiv grada Beograda) produžili rok za izradu normativnih akata do 31.12.2021. godine, a obavezu dostavljanja arhivske knjige za sve prethodne godine do 30.04.2022. godine. Važno je istaći da svaki arhiv autonomno odlučuje, pa je preporuka da nosioci obaveza provere kako je njihov lokalni arhiv opredelio nove rokove za usklađivanje.

Nosioci obaveza su dužni da :

• Izrade Listu kategorija, uzimajući u obzir specifičnosti sopstvenog poslovanja, te vrste dokumentacije kojom raspolažu

• Izrade druga normativna akta kojima će detaljno urediti način upravljanja arhivskom građom i dokumentarnim materijalom

• Podnesu nadležnom arhivu na saglasnost izrađena normativna akta i listu kategorija, a za subjekte koji nisu registrovani kod nadležnih arhiva kao stvaraoci i imaoci arhivske građe da uz normativna akta podnesu i kopiju akta o osnivanju, ili izvoda iz APR, kao i kontakt podatke odgovornog lica

• Izrade arhivsku knjigu u skladu sa usvojenom listom kategorija, te da istu dostave nadležnom arhivu u skladu sa utvrđenim rokovima

Ovim zakonom omogućiće se i utvrđivanje Arhivskog fonda Republike Srbije kao dela nacionalnog i svetskog kulturnog nasleđa, te njegova dopuna dokumentima koji predstavljaju deo kulturnog nasleđa Republike Srbije, a nalaze se van njene teritorije, kao i dokumentima i kopijama dokumenata stranih izvora koji se odnose na istoriju Srbije i srpskog naroda.

„Najveći problem u praksi izazvale su nedovoljno jasne zakonske odredbe. Tako, čest je slučaj da nosioci obaveza pogrešno misle da ne poseduju arhivsku građu, zanemarujući činjenicu da arhivsku građu čini sva dokumentacija koja se trajno čuva, kao što su, na primer, obračuni zarada zaposlenih. Iz ovog razloga, neophodno je sprovoditi kontinuiranu edukaciju u ovoj oblasti. Ovaj problem je naročito uvideo Istorijski arhiv grada Beograda, koji redovno na svom internet sajtu objavljuje obaveštenja i uputstva vezana za primenu novog zakona“, navodi Vuković.

Posebna kategorija problema se javlja kod nosilaca obaveza koji do sada nisu vodili arhivsku knjigu, i koji sada moraju da angažuju značajne resurse da usklade svoje poslovanje sa zakonom. Ovu okolnost su prepoznali nadležni arhivi, usled čega je i produžen rok za izradu normativnih akata i dostavu prepisa arhivske knjige.

„Dodatni problem se javio u praksi kod nosilaca obaveza koji usled specifičnih okolnosti nemaju urednu dokumentaciju, odnosno kojima nedostaje veliki deo dokumentacije. Smatramo da će arhivi prihvatiti arhivske knjige sa zavedenom dokumentacijom kojom nosilac obaveze zaista raspolaže, a svakako je naša preporuka da se izradi i posebna izjava u kojoj će biti opisane relevantne okolnosti i vrsta dokumentacije koja nedostaje“, kaže pravnik Vukašin Vuković.