Koje sve obaveze i rokove privrednicima propisuje Zakon o arhivskoj građi

Zakon o arhivskoj građi koji je početkom 2021. godine stupio na snagu doneo je brojne poteškoće privrednicima, jer njegova primena i obaveze koje iz toga proizilaze mnogima nisu dovoljno jasni.

“Uprkos odloženom početku primene zakona mnogi nosioci obaveza su dočekali krajnji rok bez usklađenosti sa novim propisima. Razlozi za ovakvo postupanje su bili brojni – od otežanog poslovanja usled pandemije korona virusa do kompleksnosti procesa usklađivanja”, kaže za Biznis.rs advokat Filip Gnjatović iz advokatske kancelarije Gnjatović law.

Neusklađenost sa propisima onemogućila je brojne obveznike da do 30. aprila 2021. godine, do kada je bio prvobitni rok, podnesu prepis arhivske knjige.

Na molbu Privredne komore Srbije izdato je mišljenje Ministarstva kulture i informisanja na osnovu kojeg su nadležni arhivi (na primer, Istorijski arhiv grada Beograda) produžili rok za izradu normativnih akata do 31. decembra 2021. godine, a obavezu dostavljanja arhivske knjige za sve prethodne godine do 30. aprila 2022. godine. Važno je istaći da svaki arhiv autonomno odlučuje, pa je preporuka da nosioci obaveza provere kako je njihov lokalni arhiv opredelio nove rokove za usklađivanje.

Takođe, usled izuzetno velikog broja primljenih zahteva Istorijski arhiv Beograda još jednom je produžio rok za dostavu dokumentacije.

“Zbog obrade primljenih zahteva molimo vas da nam do daljnjeg ne dostavljate dokumentaciju, a o nastavku prijema obavestićemo vas najkasnije do kraja januara”, stoji u obaveštenju istorijskog arhiva Beograda.

Advokat Filip Gnjatović kaže da ova odluka Arhiva nije iznenađujuća jer mnogi privrednici nisu stigli i nisu dovoljno dobro razumeli nove propise pa su dostavljanje dokumentacije ostavili za kraj godine.

“Privrednici su zbog ovog zakona koji pretpostavlja zaista visoke kazne angažovali dodatnu pomoć, knjigovođe i advokate kako bi ispunili svoje obaveze u skladu sa ovim zakonom”, navodi Gnjatović.

Nepoštovanje zakona povlači sa sobom i drakonske novčane kazne. Zaprećene novčane kazne kreću se do iznosa od dva miliona dinara za pravna lica (privredna društva), odnosno do 150.000,00 dinara za odgovorno lice u pravnom licu (direktora).

Posebna kategorija problema javlja se kod nosilaca obaveza koji do sada nisu vodili arhivsku knjigu, i koji sada moraju da angažuju značajne resurse da usklade svoje poslovanje sa zakonom.

„Dodatni problem se javio u praksi kod nosilaca obaveza koji usled specifičnih okolnosti nemaju urednu dokumentaciju, odnosno kojima nedostaje veliki deo dokumentacije. Smatramo da će arhivi prihvatiti arhivske knjige sa zavedenom dokumentacijom kojom nosilac obaveze zaista raspolaže, a svakako je naša preporuka da se izradi i posebna izjava u kojoj će biti opisane relevantne okolnosti i vrsta dokumentacije koja nedostaje“, kaže pravnik Vukašin Vuković.

Velike nedoumice oko Zakona o arhivskoj građi imaju preduzetnici i vlasnici d.o.o.

“Postoji jedna ključna razlika, a to je da se kaznene odredbe zakona primenjuju samo na d.o.o. Dakle, preduzetnici su obavezni da usklade svoje poslovanje sa odredbama novog Zakona, međutim njihovo propuštanje da to učine neće biti sankcionisano (prema sadašnjem tekstu zakona)”, objašnjava advokat Gnjatović.

Naš sagovornik naglašava da oni koji do sada nisu dostavljali izveštaje arhivu na novim zakonom propisan način neće morati da usklađuju dokumentaciju iz vremena pre novog zakona.

“Shodno ustavu Republike Srbije, retroaktivna primena zakona je strogo zabranjena, osim u izuzetnim slučajevima (npr. primena blažih odredaba Krivičnog zakonika…). U konkretnom slučaju nema retroaktivne primene kaznenih odredbi zakona, odnosno neće biti kažnjeni subjekti koji do sada nisu dostavili dokumentaciju koja se odnosi na usklađivanje, ako je dostave u zakonom propisanom roku”, objašnjava Gnjatović.

Pravnik Vukašin Vuković kaže da su najveći problem u praksi izazvale nedovoljno jasne zakonske odredbe.

“Čest je slučaj da nosioci obaveza pogrešno misle da ne poseduju arhivsku građu, zanemarujući činjenicu da arhivsku građu čini sva dokumentacija koja se trajno čuva, kao što su, na primer, obračuni zarada zaposlenih. Iz ovog razloga neophodno je sprovoditi kontinuiranu edukaciju u ovoj oblasti. Ovaj problem je naročito uvideo Istorijski arhiv grada Beograda, koji redovno na svom internet sajtu objavljuje obaveštenja i uputstva vezana za primenu novog zakona“, navodi Vuković.

Nosioci obaveza su dužni da donesu normativna akta kojima uređuju upravljanje arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, i to:

• Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala

• Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata

• Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja

Takođe, nosioci obaveze su dužni da odrede odgovorno lice, da se registruju pred nadležnim arhivom, kao i da svake godine do 30. aprila dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige za prethodnu godinu (a ukoliko to nisu ranije činili i za ceo period poslovanja).

„Naročito je zanimljiva obaveza nametnuta nosiocima obaveza da obaveštavaju nadležni javni arhiv o svim promenama od značaja za arhivsku građu, a što su oni dužni da učine u roku od 30 dana od dana nastanka promene“, objašnjava pravnik iz advokatske kancelarije „Papadakis & Čabarkapa“ Vukašin Vuković.