Kazne do tri miliona dinara za neadekvatno čuvanje dokumentacije

Pojedini dokumenti o poslovanju firme po zakonu moraju da se čuvaju trajno, dok je neke dovoljno imati u arhivi samo nekoliko godina. Ako preduzeće ne čuva adekvatno poslovnu dokumentaciju, u zavisnosti od zakona koji uređuje određenu oblast može biti kažnjeno novčanim naknadama i do tri miliona dinara.

“Novčanom kaznom od 100.000 do tri miliona dinara kazniće se za privredni prestup pravno lice ako ne čuva računovodstvene isprave, poslovne knjige, finansijske izveštaje, godišnji izveštaj o poslovanju i revizorske izveštaje u rokovima i na način propisan Zakonom o računovodstvu. Novčanom kaznom od 100.000 do dva miliona dinara kazniće se za prekršaj pravno lice – obveznik ako ne čuva knjigu dnevnih izveštaja, kontrolnu traku, dnevni izveštaj i periodični izveštaj minimum tri godine. Za preduzetnike su propisane kazne značajno niže i kreću se od 50.000 do 500.000 dinara”, objašnjava za Biznis.rs direktorka knjigovodstvene agencije Experta Marija Đorđić.

Naša sagovornica navodi da se u grupi dokumenata koje je potrebno trajno čuvati nalaze isplatne liste i analitičke evidencije zarada.

“Sva ostala dokumentacija spada u prvu grupu, čiji je rok čuvanja određen različitim propisima. Na primer, finansijski izveštaj (bilansi) čuvaju se 20 godina, dnevnik knjigovodstva, glavna knjiga i godišnji izveštaj o poslovanju 10 godina, a pomoćne knjige i dokumentacija na osnovu koje se u njima knjižilo (pre svega izlazni računi, ulazni računi i izvodi sa tekućeg računa) čuvaju se pet godina. Izuzetak su firme u PDV-a, koje dokumentaciju na osnovu koje je izrađen PDV obračun (pre svega izlazni i ulazni računi) moraju čuvati 10 godina”, naglašava Đorđić.

Takođe, propisan je i obavezan način čuvanja dokumentacije. Neka akta mogu se čuvati elektronski, dok se određeni dokumenti čuvaju u papirnom obliku.

“Čuvanje dokumentacije uređeno je prema vrstama dokumenata različitim propisima. Dokumenti se čuvaju u originalu, odnosno u obliku u kom su kreirani i ispostavljeni (papirnom ili elektronskom)”, navodi Đorđić.

Naša sagovornica napominje da na uvid dokumentaciju firme mogu da traže različiti inspekcijski organi prilikom vršenja kontrole poslovanja firme.

“Dokumentaciju je najpraktičnije sortirati i odlagati prema vrsti dokumenta. Mnoge firme dokumentaciju zavode po rednim brojevima, kako bi lakše pronašle traženi dokument, bilo za interne potrebe, bilo u slučaju eventaalne inspekcijske kontrole”, savetuje Marija Đorđić.

Podsetimo, početkom godine na snagu je stupio Zakon o arhivskoj građi kojim je rešeno pitanje zakonskog regulisanja zaštite arhivske građe i drugog dokumentarnog materijala.

Toma Bilić iz Centra za razvoj arhivskih tehnologija (CERAT) kaže da novi zakon uređuje sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslove i način korišćenja arhivske građe, organizaciju, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji. Pored toga propisuje obavezu privrednim društvima da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.

Tokom svog poslovanja, privredno društvo stvara dokumentarni materijal, koji zbog značaja svog sadržaja ima status arhivske građe. Arhivska građa se čuva kao celina – arhivski fond, a po isteku perioda od 30 godina od nastanka predaje se na čuvanje nadležnom javnom arhivu.

Vlasnici firmi biće u obavezi, prema novom Zakonu o arhivskoj građi, da obezbede sledeće:

• Evidenciju, označavanje, klasifikaciju, datiranje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala

• Da predaju arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom

• Osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu

•  Vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu

• Dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini

• Pribave mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.)

• Odaberu arhivsku građu i izdvajaju radi uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka

• Omoguće ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala

Takođe, Zakon propisuje i obavezno postupanje u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem, a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.