Najnovije poslovne vesti Biznis.rs
Isplatne liste i evidencije zarada firme moraju trajno da arhiviraju

Kazne do tri miliona dinara za neadekvatno čuvanje dokumentacije

AnalizaPoslovanjePreduzetnikU fokusu

9.9.2021 11:49 Autor: Ljiljana Begović 3

Kazne do tri miliona dinara za neadekvatno čuvanje dokumentacije Kazne do tri miliona dinara za neadekvatno čuvanje dokumentacije
Pojedini dokumenti o poslovanju firme po zakonu moraju da se čuvaju trajno, dok je neke dovoljno imati u arhivi samo nekoliko godina. Ako preduzeće... Kazne do tri miliona dinara za neadekvatno čuvanje dokumentacije

Pojedini dokumenti o poslovanju firme po zakonu moraju da se čuvaju trajno, dok je neke dovoljno imati u arhivi samo nekoliko godina. Ako preduzeće ne čuva adekvatno poslovnu dokumentaciju, u zavisnosti od zakona koji uređuje određenu oblast može biti kažnjeno novčanim naknadama i do tri miliona dinara.

“Novčanom kaznom od 100.000 do tri miliona dinara kazniće se za privredni prestup pravno lice ako ne čuva računovodstvene isprave, poslovne knjige, finansijske izveštaje, godišnji izveštaj o poslovanju i revizorske izveštaje u rokovima i na način propisan Zakonom o računovodstvu. Novčanom kaznom od 100.000 do dva miliona dinara kazniće se za prekršaj pravno lice – obveznik ako ne čuva knjigu dnevnih izveštaja, kontrolnu traku, dnevni izveštaj i periodični izveštaj minimum tri godine. Za preduzetnike su propisane kazne značajno niže i kreću se od 50.000 do 500.000 dinara”, objašnjava za Biznis.rs direktorka knjigovodstvene agencije Experta Marija Đorđić.

Naša sagovornica navodi da se u grupi dokumenata koje je potrebno trajno čuvati nalaze isplatne liste i analitičke evidencije zarada.

“Sva ostala dokumentacija spada u prvu grupu, čiji je rok čuvanja određen različitim propisima. Na primer, finansijski izveštaj (bilansi) čuvaju se 20 godina, dnevnik knjigovodstva, glavna knjiga i godišnji izveštaj o poslovanju 10 godina, a pomoćne knjige i dokumentacija na osnovu koje se u njima knjižilo (pre svega izlazni računi, ulazni računi i izvodi sa tekućeg računa) čuvaju se pet godina. Izuzetak su firme u PDV-a, koje dokumentaciju na osnovu koje je izrađen PDV obračun (pre svega izlazni i ulazni računi) moraju čuvati 10 godina”, naglašava Đorđić.

Takođe, propisan je i obavezan način čuvanja dokumentacije. Neka akta mogu se čuvati elektronski, dok se određeni dokumenti čuvaju u papirnom obliku.

“Čuvanje dokumentacije uređeno je prema vrstama dokumenata različitim propisima. Dokumenti se čuvaju u originalu, odnosno u obliku u kom su kreirani i ispostavljeni (papirnom ili elektronskom)”, navodi Đorđić.

Naša sagovornica napominje da na uvid dokumentaciju firme mogu da traže različiti inspekcijski organi prilikom vršenja kontrole poslovanja firme.

“Dokumentaciju je najpraktičnije sortirati i odlagati prema vrsti dokumenta. Mnoge firme dokumentaciju zavode po rednim brojevima, kako bi lakše pronašle traženi dokument, bilo za interne potrebe, bilo u slučaju eventaalne inspekcijske kontrole”, savetuje Marija Đorđić.

Podsetimo, početkom godine na snagu je stupio Zakon o arhivskoj građi kojim je rešeno pitanje zakonskog regulisanja zaštite arhivske građe i drugog dokumentarnog materijala.

Toma Bilić iz Centra za razvoj arhivskih tehnologija (CERAT) kaže da novi zakon uređuje sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslove i način korišćenja arhivske građe, organizaciju, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji. Pored toga propisuje obavezu privrednim društvima da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.

Tokom svog poslovanja, privredno društvo stvara dokumentarni materijal, koji zbog značaja svog sadržaja ima status arhivske građe. Arhivska građa se čuva kao celina – arhivski fond, a po isteku perioda od 30 godina od nastanka predaje se na čuvanje nadležnom javnom arhivu.

Vlasnici firmi biće u obavezi, prema novom Zakonu o arhivskoj građi, da obezbede sledeće:

  • Evidenciju, označavanje, klasifikaciju, datiranje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala
  • Da predaju arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom
  • Osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu
  •  Vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu
  • Dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini
  • Pribave mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.)
  • Odaberu arhivsku građu i izdvajaju radi uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka
  • Omoguće ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala

Takođe, Zakon propisuje i obavezno postupanje u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem, a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.

  • Anna

    9.9.2021 #1 Author

    Ceo svet gleda da smanji upotrebu papira i da sva dokumenta prebaci u e format, jedino mi povećavamo količinu papira iz godine u godinu

    Odgovori

    • Tara

      10.9.2021 #2 Author

      Ovo se radi jedino i isključivo radi većeg prostora za kazne i krađu biznisa jer sve imaju na dlanu. Isti propisi neće važiti za katastre, opštine, ministarstva koja će i dalje traljavo da vode papirologiju a mi ćemo na najobičnija rešenja da čekamo po nekoliko godina. Dve i po godine sam pisala urgencije jer je katastru toliko vremena bilo potrebno da izda rešenje o upisu stana koji ima sve uredne papire.

      Odgovori

  • Realista

    13.9.2021 #3 Author

    Mogu onda slobodno da krenu u kontrolu srpskih sudova i ekspozitura poreske uprave – tu će se napisati kazni za dva budžeta…

    Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena.

Biznis.rs newsletter

Prijavite se na biznis.rs newsletter i budite uvek u toku sa najnovijim finansijskim i ekonomskim temama značajnim za društveni razvoj.

Loading...