Koji su najveći problemi u Sistemu elektronskih otpremnica?

Česte izmene i prilagođavanja u Sistemu elektronskih otpremnica izazvali su brojne nedoumice među korisnicima, pa Ministarstvo finansija kroz detaljna pojašnjenja pokušava da razjasni najčešće probleme u vezi sa registracijom, ovlašćenjima i svakodnevnim korišćenjem platforme.

Jedno od pitanja koje se često postavlja odnosi se na samu registraciju na sistem.

Da bi kompanija ili institucija uspešno pristupila Sistemu elektronskih otpremnica, neophodno je da zakonski zastupnik prethodno ima registrovan nalog na portalu za elektronsku identifikaciju, kao i kvalifikovani elektronski sertifikat ili aktiviranu aplikaciju ConsentID. Nakon potvrde identiteta na portalu, korisnik pristupa registracionoj formi u kojoj bira tip subjekta i unosi odgovarajući identifikacioni broj – PIB, matični broj ili jedinstveni broj korisnika javnih sredstava.

Kontrola podataka vrši se automatski kroz registre Uprave za trezor, Agencije za privredne registre i Poreske uprave. Po završetku registracije dalja podešavanja i dodela ovlašćenja zaposlenima obavljaju se kroz poseban SEF administratorski modul. Ministarstvo posebno naglašava da se prava za korišćenje elektronskih otpremnica i administratorskog modula dodeljuju odvojeno, što je kod velikog broja korisnika izazvalo zabunu.

Korisnicima se savetuje i da administratorska prava ne ostanu samo kod zakonskog zastupnika, već da budu dodeljena makar još jednoj osobi u firmi. Razlog za to je činjenica da se upravo kroz administratorski modul obavljaju sva ključna podešavanja naloga, dodavanje novih zaposlenih i upravljanje pristupima sistemu.

Produkciono okruženje Sistema elektronskih otpremnica dostupno je od kraja decembra 2025. godine, dok je demo verzija namenjena testiranju i prilagođavanju internih softvera aktivna još od marta iste godine.

Među češćim problemima pojavljuje se i poruka da korisnik nije zakonski zastupnik, iako pokušava prijavu sertifikatom. U takvim situacijama preporuka je da se najpre proveri da li su podaci pravilno evidentirani u nadležnim registrima, kao i da li je izabran odgovarajući tip subjekta. Posebna pažnja savetuje se nerezidentnim zakonskim zastupnicima, kod kojih podaci na sertifikatu, u registrima i na eID portalu moraju biti potpuno usklađeni.

Ako problem i dalje postoji, korisnici se upućuju na kontakt centar Ministarstva finansija, uz obavezu dostavljanja osnovnih podataka o subjektu, kontakta, opisa problema i fotografije ekrana sa prijavljenom greškom.

Dodatna pitanja izazvala je i veza između Sistema elektronskih faktura i Sistema elektronskih otpremnica. Iako deo korisnika očekuje automatski prenos svih podataka, Ministarstvo pojašnjava da se automatska registracija odnosi samo na određene korisnike javnih sredstava koji se smatraju subjektima javnog sektora. Ostali moraju samostalno izvršiti registraciju unosom odgovarajućeg identifikacionog broja.

Veliki broj kompanija interesovao je i način rada u slučajevima kada jedan zakonski zastupnik upravlja sa više firmi. Sistem omogućava registraciju više pravnih lica pod jednim korisničkim nalogom, pod uslovom da su svi podaci pravilno evidentirani u nadležnim registrima. Nakon registracije dodatnih firmi, korisnik može jednostavno menjati kompaniju kroz meni unutar korisničkog interfejsa.

Kada je reč o zaposlenima, Ministarstvo naglašava da nije neophodno da svi imaju administratorska prava. Sistem je organizovan tako da omogućava različite nivoe pristupa u skladu sa poslovima koje zaposleni obavljaju. Tako administratori imaju ovlašćenja za upravljanje korisnicima i podešavanjima, dok ostali zaposleni dobijaju samo funkcionalnosti koje su im potrebne za rad.

U okviru sistema postoji više korisničkih uloga. Napredni korisnici imaju potpuni pristup funkcijama sistema, službenici prodaje rade sa izlaznim otpremnicama i ulaznim prijemnicama, dok službenici nabavke obrađuju ulazne otpremnice i izlazne prijemnice. Magacioneri mogu pregledati dokumentaciju i potvrđivati fizički prijem robe, dok su posebne uloge predviđene za transportne kompanije i vozače koji koriste mobilnu aplikaciju za evidentiranje početka vožnje.

Zanimljivo je da sistem dozvoljava kombinovanje više uloga kod jednog zaposlenog, pa ista osoba može istovremeno imati ovlašćenja magacionera i vozača, ukoliko to odgovara unutrašnjoj organizaciji firme.

Posebnu pažnju privukla su pravila za kompanije koje koriste sopstveni prevoz robe. Iako ne posluju kao klasične transportne firme, one ipak moraju aktivirati status prevoznika kako bi mogle da koriste sve funkcionalnosti sistema. Nakon aktivacije, na početnom ekranu pojavljuje se posebna sekcija sa dodeljenim otpremnicama, a zaposlenima koji fizički prevoze robu mora biti dodeljena uloga prevoznika radi korišćenja mobilne aplikacije.

Korisnici često proveravaju i da li su njihovi poslovni partneri registrovani na sistem. Ministarstvo navodi da je dostupna javna lista registrovanih korisnika koja sadrži PIB, JBKJS, datum registracije i eventualnog brisanja sa sistema.

Među čestim pitanjima našlo se i ono koje se odnosi na filtriranje dokumenata prema objektima ili poslovnicama. Ministarstvo potvrđuje da trenutno nije moguće ograničiti prikaz otpremnica po pojedinačnim objektima, već se dokumenti prikazuju na nivou cele kompanije, u skladu sa ulogama koje korisnici imaju u sistemu.