Zašto je standardna operativna procedura važna i za velike i za male kompanije?

Standardna operativna procedura (SOP), kao vodič koji precizno opisuje određeni proces unutar organizacije, služi da se obezbedi kvalitet usluge i proizvoda, efikasnost, doslednost i usklađenost sa standardima struke i propisima, uključujući i bezbednost i zaštitu zdravlja na radu. Uz to, smanjuju se rizici i greške, kaže za Biznis.rs Nataša Vukmirović, konsultant za organizacijski razvoj i liderstvo i profesionalni kouč, dodajući da procedure nisu „neka dosadna knjiga pravila koja skuplja prašinu u kancelariji sve dok se ne dogodi neka krizna situacija“, nego podrška održivosti organizacije.

”Razvoj i promene organizacije kao sistema mora pratiti unapređenje standardne operativne procedure. Bez toga nema praćenja ni evaluacije, ne može se analizirati put do uspeha ili neuspeha. U svakodnevnom životu organizacije one daju okvir za delegiranje, davanje povratne informacije, telefonski razgovor s klijentom, postupanje po prigovorima i hiljade drugih situacija. Ljudi odlaze, a dolaze novi zaposleni kojima SOP pomažu da se brže i lakše snađu u novoj ulozi”, pojašnjava.

Energetika, građevinska industrija, hemijska, prehrambena, avio-industrija ili zdravstvo ne bi postojali bez standardnih operativnih procedura. Tu je jasno da je ljudima potrebna kvalitetna obuka i poznavanje detalja svih procedura, da bi bili zaštićeni zaposleni, klijenti i čitava zajednica.

”Ipak, u velikom delu poslovnog sektora one ne postoje ili se ne primenjuju, što dovodi do neracionalnog trošenja resursa poput vremena, smanjene produktivnosti, slabijih rezultata. Kod mnogih ljudi se zbog nejasnih procedura javlja konfuzija i osećaj nesigurnosti, jer nema predvidivosti koja im je veoma važna za duševni mir i mentalno zdravlje“, upozorava Vukmirović.

Funkcionalni SOP u timovima do 150 ljudi

Naša sagovornica smatra da SOP nije rezervisan samo za velike kompanije, te da može pomoći i malim da unaprede svoj biznis.

”Postoji interesantan pristup antropologa Robina Dunbara, profesora Univerziteta Oksford, koji kaže da ljudski mozak ima ograničenje broja stabilnih međuljudskih odnosa koje može održavati i da zato organizacije ne treba da imaju više od 150 ljudi (Dunbarov broj). U praksi primećujem da je u takvoj organizaciji moguće napraviti dobar sistem sa funkcionalnim SOP koje se mogu unapređivati na osnovu analize primene i povratne informacije zaposlenih i klijenata“, kaže Nataša Vukmirović.

Dodaje da se na domaćem terenu i u Evropi generalno organizacije koje imaju više od 250 zaposlenih smatraju velikim, 50 do 250 zaposlenih srednjim, malim one koje imaju od 10 do 50 zaposlenih, a mikro do 10 zaposlenih. Svima podjednako mogu biti korisne SOP.

”Poznajem preduzeća koja imaju 30 do 50 zaposlenih u kojima nije jasno definisan delokrug rada zaposlenih, pa se ista osoba može videti u ulozi vozača i prodavca, a po potrebi i u drugim ulogama. Vlasnici se tu obično mešaju u sve aktivnosti, svakodnevno komuniciraju sa svim zaposlenima i još uvek nisu spremni da dopuste saradnicima da preuzimaju inicijativu i odgovornost. Sve dok ne dođe do naglog rasta obima posla i broja zaposlenih, o SOP se i ne razmišlja. Ne kažem da je to pravilo, ali često ima puno posla i vlasnici su sjajni u operativi, ali im nedostaje strateško razmišljanje i planiranje”, smatra sagovornica našeg portala.

Kako kaže, tek kada je postala preduzetnica i počela da radi sa drugim preduzetnicima, mogla je da sagleda kako ceo sistem funkcioniše.

“Ljudi postaju preduzetnici bez biznis plana, finansijskih sredstava i planiranog budžeta i bez jasne vizije o rezultatima i uticaju koji žele da ostvare. Trend je takav da ljudi idu srcem u biznis, žele da rade nešto što vole i o čemu maštaju da je lako i jednostavno. Ubrzo počinju da uviđaju da im je teško da organizuju vreme i da, čak iako su maštali o tome da budu samostalni, moraju angažovati barem spoljašnje saradnike. I to je trenutak kada moraju početi da razmišljaju o operativnim procedurama, svesno ili nesvesno, spontano kreirajući svoja pravila“, navodi.

U mikro sistemima, bilo da čovek radi sam ili je reč o maloj grupi ljudi, obično su svi u velikom broju uloga, a svaki gubitak vremena, dupliranje posla zbog nejasnih procedura i neefikasne komunikacije predstavlja veliki trošak. Još gore, vodi ka konfliktima i narušavanju međuljudskih odnosa, dodaje Nataša Vukmirović.

”Jasno definisana procedura za kreiranje sadržaja za društvene mreže ili za odgovaranje na upite klijenata može značajno povećati ne samo funkcionalnost njihovog sistema, nego zadovoljstvo zaposlenih i klijenata“, napominje.