Tehnike koje vode ka kvalitetnijem poslovanju i životu

Upravljanje vremenom štedi i novac

4.11.2022 11:11 Autor: Julijana Vincan 0

Foto: Pexeles.com

Samo 20 odsto vremena na poslu se troši na smislene zadatke, dok se 80 procenata troši na „malo ili nimalo vredne zadatke“. Čak 40...

Samo 20 odsto vremena na poslu se troši na smislene zadatke, dok se 80 procenata troši na „malo ili nimalo vredne zadatke“. Čak 40 odsto zaposlenih preskače doručak, a 39 procenata ručak, dok oko polovine ljudi koji ručaju odvaja svega 15 minuta za pauze za ručak, pokazuje istraživanje kompanije Dovico.

Dodaje se da bi čak 78 odsto svih Amerikanaca želelo da ima više vremena za opuštanje, a čak 75 procenata ispitanika se oseća stalno umorno. Ovo je samo jedno od istraživanja koja pokazuju da većina ljudi gubi mnogo vremena tokom dana, kao i da loše upravlja vremenom ili pogrešno procenjuje koliko je potrebno za određene aktivnosti.

Zato se sve češće može čuti, posebno u IT kompanijama, da prava tehnika upravljanja vremenom može zaista pomoći pojedincima da povećaju svoju produktivnost, ali i prinose, što utiče i na rezultate unutar kompanija.

Poznato je preko 20 tehnika upravljanja vremenom koje doprinose produktivnosti, a ovo su neke od najvažnijih stavki koje se prepliću kroz više istraživanja:

Pravljenje plana – dobar plan daje osećaj bolje kontrole nad životom, i iako nije moguće isplanirati svaki minut, na takav način se neočekivana dešavanja lakše
Postavljanje prioriteta – neke aktivnosti su važnije od drugih, ali neke zahtevaju trenutno reagovanje, pa su hitnije. Da bi se ostalo na realizaciji krajnih (pravih) ciljeva, eksperti savetuju da se prioriteti postavljaju po važnosti.
Postavljanje i ispunjavanje ciljeva – da bi se uopšte i moglo planirati kvalitetno vreme, a i postavili prioriteti i donosile ostale odluke, ključno je postavljanje ciljeva ka kojima se ide.
Delegiranje zadataka – iako postoje oni koji se teško odlučuju da deo posla prepuste nekom drugom, jer vole sve sami da urade, to iz perspektive upravljanja vremenom nije praktično. Prepuštanje određenog dela posla nekome ko možda to bolje i brže radi, odnosno ko je zadužen i ekspert za neki deo posla, korisno je za svaku firmu, pa i pojedinca.
To-do liste – izrada sveobuhvatnih dnevnih, nedeljnih, mesečnih i godišnjih rasporeda olakšava organizaciju i smanjuje mogućnost za pravljenje grešaka, čije ispravljanje oduzima dodatno vreme.
Uklanjanje distrakcija – održati koncentraciju postaje sve teže jer smo okruženi sa sve više sadržaja, uređaja, informacije su brže i sve ih ima više, kao i njihovih izvora. Primera radi, prosečna odrasla osoba is Amerike provede skoro tri sata na pametnom telefonu. Takođe, na globalnom nivou ljudi proveru oko 135 minuda dnevno na društvenim mrežama. Jasno je da je većina ljudi na svojim poslovima moraju da drže uključene telefone, ali možda može da pomogne gašenje interneta na telefonu tokom obavljanja važnih zadataka na poslu.

Pomodoro metoda

Ova jednostavna metoda naziv je dobila po kuhinjskom brojaču vremena u obliku paradajza. Funkcioniše tako što se podesite brojač vremena na 25 minuta i radi bez prestanka dok brojač ne zazvoni, nakon čega sledi odmor od pet minuta.

Interval od 25 minuta se u ovom slučaju zove jedan pomodoro. Nakon svaka četiri pomodora pravi se duža pauza od 30 minuta. Može se koristiti za rad na više zadataka, gde je jedan zadatak jedan pomodoro ili jedan veći zadatak četiri pomodora s malim pauzama.

Ovakva organizacija prija ljudima koji se osećaju da su u burnout stresu ili imaju problem s fokusiranjem na jedan zadatak.

Pareto princip

Poznata i kao princip 80/20, ova metoda je dobila ime po italijanskom ekonomisti i sociologu Vilfredu Paretu, poznatom po primeni matematičkih metoda u okviru ekonomske analize. Ideja je da je 20 odsto akcija odgovorno za 80 procenata ishoda.

Funkcioniše tako što se navedu neki od problema sa kojima se suočavate. Identifikuje se osnovni uzrok svakog problema. Dodeli se rezultat svakom problemu i veći brojevi važnijim problemima. Zatim se grupišu problemi po uzroku. Zbroji se rezultat svake grupe i grupa sa najvećim rezultatom je pitanje na kojem prvo treba da radite.

Ajzenhauerova matrica

Pre nego što je Dvajt Ajzenhauer (Dwight Eisenhower) postao predsednik Sjedinjenih Američkih Država, služio je u vojsci kao komandant tokom Drugog svetskog rata. Svakodnevno se suočavao sa teškim odlukama koje su ga navele da izmisli ono što se danas zove Ajzenhauerova matrica.

Prvo se organizuje listu zadataka u četiri odvojena kvadranta, sortirajući ih na važne, nevažne, hitne i manje hitne. Hitni zadaci su oni za koji treba odmah da budu rešeni. Važni zadaci su oni koji doprinose dugoročnim ciljevima ili vrednostima. U idealnom slučaju, trebalo bi da se radi samo na zadacima u gornja dva kvadranta, dok ostali zadaci treba da se delegiraju ili izbrišu.

Smanjenje stresa

Svrha optimizacije vremena je da podstakne postizanje kvalitetnijih rezultata za manje vremena. Dobra organizacija radnog vremena pomaže da se radi pametnije, a ne teže, čak i kada je rok kratak i pritisak veliki. To je ključno za uspeh na poslu, ali takođe stvara više prostora za porodicu, prijatelje, hobije, kao i za lične obaveze i interesovanja.

Ipak, jedna od najvažnijih stvari je da efikasno upravljanje vremenom smanjuje stres tako što pravi više vremena za obaveze. Sve ovo pomaže poboljšanju mentalnog zdravlja, a samim tim i opšteg zdravlja i radnih učinaka.

„Stres na poslu ćemo lakše podnositi ukoliko imamo neka druga polja interesovanja van posla, to može biti hobi, kućni ljubimac ili drugi načini provođenja slobodnog vremena koji nas ispunjavaju zadovoljstvom. Često osobe koje su zadovoljne i u stanju da izađu u susret svojim preferencijama i željama (to ne znači da takve želje podrazumevaju mnogo novca) imaju doživljaj da je život iako pun prepreka, izazova i problema, vredan življenja, lep i ispunjen smislom“, objašnjava za Biznis.rs spec. psihijatrije, sertifikovani transakcioni analitičar i redovni edukator i supervizor transakcione analize dr Aleksandra Bubera Ninić.

Podsetimo, u poslednje vreme ulogu upravljanja vremenom imaju i razni softveri i aplikacije koje koriste i kompanije, ali i pojedinci.