Kako ubrzati vođenje projekata?

Skram (engl. scrum) je metodologija koja je nastala u IT sektoru, kako bi se zadovoljila potreba vođenja velikih i složenih projekata, odnosno kako bi veliki i složeni projekti mogli jednostavnije da se prate i fazno realizuju kroz niz manjih podprojekata. Scrum se kao agilni pristup za upravljanje razvojem softvera javio polovinom devedesetih godina prošlog veka.

Ovaj pojam preuzet je iz ragbija, i predstavlja trenutak kada ekipa napreduje za korak napred u napadu, odnosno napreduje na protivničku polovinu za po pet jardi.

Ipak, scrum je našao svoje mesto u vođenju svih vrsta projekata, a ne samo u IT industriji. Jedna od osnovnih krilatica ove metodologije je – uraditi duplo više za duplo manje vremena.

„Svaki od podprojekata ima svoju odgovornu osobu sa svojim rokovima, ciljevima i slično, a scrum master prati realizaciju svih podprojekata. Praćenje realizacije radi se na dnevnom, nedeljnom i mesečnom nivou ispred scrum tabli na kojima se na vizuelni način predstavlja napredak svakog od podprojekata. Tako su svi upoznati sa trenutnim statusom, novonastalim problemom i drugim stavkama“, objašnjava za Biznis.rs Nikola Marjanović iz kompanije Tecor Consulting.

Dodaje da je važna faza scrum projekta i planiranje resursa, odnosno složenosti podprojekata.

„Složenost svakog podprojekta određuje se takozvanim poker planiranjem. Ideja je da svaki od članova tima da svoju viziju o složenosti tog zadatka/podprojekta uz pomoć kartice koja nosi određenu vrednost. Veća vrednost znači složeniji zadatak. Kada svi članovi tima daju svoj broj bodova u zbiru, možemo naći koji je od podprojekata zahtevan“, opisao je naš sagovornik.

Marjanović je naglasio da, s obzirom na to da se projekat vodi na način gde je obavezno dobro planiranje i gde se praćenje vrši na dnevnom nivou, ne može da se desi da se nešto zaboravi, što je čest slučaj kod tradicionalnog vođenja projekata.

„Osim toga, kod scrum projekata svi su ujedno i planeri i realizatori, što je dodatno jak motivator. Scrum svoje korene vuče iz proizvodnog sektora i praktično se razvio iz takozvanog sistema dnevnog upravljanja (Daily Management System – DMS). Reč je o alatu za vizuelno vođenje sastanaka na dnevnom nivou. Ideja je da svako ko učestvuje u nekoliko minuta, upisujući na tabli tačno određeni podatak, svim članovima tima nedvosmisleno prenese tačnu informaciju koja ostaje zapisana (najčešće grafički)“, naveo je Nikola Marjanović.

Na ovim sastancima se, kako kaže, ne rešavaju problemi, već se samo prenose informacije, a ako neko istakne postojanje nekog problema on se samo zapisuje i zatim rešava na nedeljnom ili mesečnom sastanku.

„DMS sastanci uvek počinju u isto vreme i traju do 15 minuta. Nema pomeranja, odlaganja ili preskakanja, već se dešavaju kao dnevna rutina, odnosno standardan rad. Kada imamo projekat, bilo da se radi o instalaciji nove opreme, unapređenju postojećeg procesa, promeni načina rada, uspostavljanju proizvodne linije radi usvajanja novog proizvoda ili bilo kojeg drugog proizvodnog ili neproizvodnog projekta, tada umesto da upadnemo u paniku zbog složenosti i glomaznosti aktivnosti koje je potrebno sprovesti uz pomoć scrum metodologije rasčlanjavamo projekat na sitnije celine, koje sada postaju dostižne i realne“, istakao je Marjanović.

Nakon ovog koraka, pojedinačnim zadacima koji su dobijeni posle dekompozicije dodeljuje se odgovorna osoba, a sam zadatak uz pomoć poker planiranja ocenjuje po stepenu složenosti. Iz stepena soženosti proizilazi i planirano vreme za realizaciju. Tako se u nekoliko koraka ima isplaniran projekat koji je „razbijen“ na zadatke sortirane po prioritetu i stepenu složenosti, dok je za svaki od zadataka postavljena i odgovorna osoba.

„Scrum deli projekat na više manjih delova, što omogućava lakše fokusiranje. Takođe, na taj način se izbegavaju ćorsokaci, odnosno brže se detektuju i samim tim se brže izlazi iz njih. Benefit scruma je i taj što napredak u projektu i tempo rada određuju i prate sami članovi projektnog tima“, zaključio je Nikola Marjanović iz Tecor Consultinga.