Zašto kompanijama nisu potrebni KPI pokazatelji po svaku cenu?

Uspešno poslovanje ne zavisi samo od dobrih ideja, kvalitetnih proizvoda i sposobnih zaposlenih, već i od toga koliko kompanija precizno prati ostvarene rezultate i prepoznaje odstupanja od planova. Ključni pokazatelji učinka, poznati kao KPI (Key Performance Indicators), omogućavaju preduzećima da na osnovu konkretnih podataka procene koliko su blizu postavljenim ciljevima, koje aktivnosti donose najveću vrednost i gde je potrebno napraviti promene.

Pravilno definisani KPI pokazatelji pomažu menadžmentu da prepozna zaposlene i aktivnosti koji najviše doprinose uspehu, usmeri resurse tamo gde mogu doneti najbolje rezultate i pravovremeno uoči probleme koji bi mogli da uspore rast. Njihova primena može doprineti i većoj motivaciji zaposlenih, kvalitetnijem donošenju odluka, zadovoljstvu kupaca i jačanju konkurentske pozicije kompanije.

Poslovni savetnik Nikola Stefanović ističe da upotreba ovih pokazatelja omogućava menadžmentu da donosi odluke zasnovane na podacima, unapređuje poslovne procese i kontinuirano poboljšava prodajne rezultate i profitne stope. Na taj način povećava se efikasnost poslovanja i stvara značajna konkurentska prednost na tržištu.

„Međutim, samo uvođenje KPI pokazatelja nije dovoljno da bi kompanija ostvarila bolje rezultate. Da bi oni zaista bili korisni, neophodno je precizno definisati šta se meri, koji rezultat treba postići i u kom roku. Svi zaposleni obuhvaćeni sistemom moraju razumeti svoje obaveze i način na koji će se njihov učinak procenjivati. Pritom je važno izbeći različita tumačenja podataka, jer nejasni kriterijumi mogu dovesti do pogrešnih zaključaka i odluka“, kaže Stefanović.

Posebno je značajno da se odstupanja od planiranih rezultata otkriju na vreme. Informacija da kompanija zaostaje za postavljenim ciljevima ima pravu vrednost samo ako stigne dovoljno rano da bi mogle da se preduzmu korektivne mere. Ukoliko se problem uoči tek na kraju obračunskog perioda, mogućnosti za njegovo rešavanje znatno su manje.

Nejasni ciljevi i nedovoljno praćenje poništavaju korist

U praksi se kompanije često suočavaju sa problemima zbog kojih primena ključnih pokazatelja učinka ne daje očekivane rezultate. Među najčešćim greškama su nejasno postavljeni ciljevi, neprecizni ili međusobno neusaglašeni planovi, nedovoljno razrađena metodologija za praćenje napretka i izostanak redovnog poređenja ostvarenih rezultata sa planiranim vrednostima.

Svaki od ovih elemenata važan je za uspešnu primenu KPI pokazatelja. Propust u bilo kojoj fazi može umanjiti njihovu efikasnost, zbog čega je pažljiva priprema jedan od osnovnih preduslova za ostvarivanje poslovnih planova.

KPI ne bi trebalo posmatrati kao izdvojene brojke koje se prate same za sebe, već kao instrumente neposredno povezane sa strateškim ciljevima kompanije. Njihova svrha je da omoguće planiranje, praćenje i procenu rezultata na različitim nivoima poslovanja – od celog preduzeća, preko pojedinačnih sektora i poslovnih funkcija, do konkretnih aktivnosti i učinka svakog zaposlenog.

Na taj način kompanija može da utvrdi ne samo da li ostvaruje planirane rezultate već i koji delovi poslovanja doprinose uspehu, a gde postoje problemi koji zahtevaju dodatnu pažnju.

„Uspeh, dakle, ne zavisi samo od toga koliko su KPI pokazatelji dobro postavljeni već i od toga u kojoj meri je svakodnevno poslovanje usklađeno sa njima“, objašnjava naš sagovornik.

Jedan od izazova u primeni KPI-ja jeste prilagođavanje pokazatelja različitim nivoima organizacije. Indikatori koji su korisni za strateško upravljanje na nivou menadžmenta ne moraju biti dovoljno jasni zaposlenima koji neposredno obavljaju određene zadatke. Zbog toga kompleksne pokazatelje treba prevesti u konkretne i razumljive zadatke koji zaposlenima omogućavaju da znaju šta se od njih očekuje.

„Kompleksne indikatore za potrebe strateškog upravljanja treba prilagoditi da budu razumljivi običnom radniku, odnosno izvršiocu“, navodi Stefsnović.

Kao primer se navodi prodaja u salonu. Dok menadžment može da prati konverziju broja poseta salonu u kupovine, prodavcu se isti cilj može predstaviti kroz broj izdatih računa tokom dana. Na taj način se strateški cilj kompanije povezuje sa svakodnevnim radom zaposlenog. Menadžment dobija uvid u uspešnost prodajnog procesa, dok zaposleni ima jasan pokazatelj prema kojem može da prati sopstveni učinak.

Ovakav pristup posebno je važan u većim organizacijama, u kojima ostvarivanje jednog cilja često zavisi od rada više sektora i organizacionih jedinica. Poslovni procesi uglavnom se ne završavaju u okviru jedne funkcije, već rezultati jednog odeljenja predstavljaju osnovu za rad drugog.

„KPI pokazatelji zato mogu da posluže i za usklađivanje aktivnosti različitih delova kompanije. Oni pomažu zaposlenima i menadžerima da razumeju kako se njihov pojedinačni doprinos povezuje sa rezultatima celog preduzeća i na koji način aktivnosti na jednom radnom mestu utiču na šire poslovne ciljeve“, navodi Stefanović.

Da bi KPI pokazatelji bili korisni, potrebno je da budu jasno definisani i primenljivi u praksi. Jedan od osnovnih principa njihovog postavljanja jeste SMART kriterijum, prema kojem ciljevi treba da budu specifični, merljivi, ambiciozni, realni i vremenski ograničeni. Specifičnost podrazumeva da je jasno određeno šta kompanija želi da postigne. Istovremeno, cilj mora biti realan i dostižan u datim okolnostima, a vremensko ograničenje određuje rok u kojem se očekuje njegovo ostvarenje.

Bez ovih elemenata teško je pouzdano proceniti uspešnost poslovanja ili utvrditi da li su rezultati posledica dobrog upravljanja, povoljnih tržišnih okolnosti ili drugih faktora.

Za efikasnu primenu KPI-ja potrebno je, takođe, odrediti osobu ili tim koji će biti zadužen za upravljanje pokazateljima, njihovo praćenje i analizu. U zavisnosti od veličine i organizacije kompanije, ovaj posao može obavljati jedan zaposleni ili posebna služba, a često je za njega zadužen kontroling.

„Redovno praćenje omogućava da se odstupanja od planova uoče pre nego što prerastu u ozbiljnije probleme. Na osnovu prikupljenih podataka kompanija može da proceni da li je potrebno promeniti plan, preraspodeliti resurse, unaprediti određeni proces ili drugačije organizovati rad“, smatra naš sagovornik.

Broj pokazatelja kojima kompanija prati poslovanje takođe je važan. Prevelik broj indikatora može da optereti organizaciju, dok njihovo potpuno odsustvo otežava planiranje i procenu rezultata.

Prevelik broj pokazatelja može da dovede do toga da menadžment neprestano reaguje na promene, prilagođava planove i analizira podatke koji nemaju značajnu ulogu u donošenju odluka. Umesto da olakša upravljanje, takav pristup može da stvori dodatnu administraciju i oteža prepoznavanje zaista važnih informacija.

„S druge strane, mikro preduzeća većinu odluka donose srcem i na bazi utiska, bez uključivanja indikatora, čak i osnovnih mera koje bi pratile postavljanje plana (prodaje, nabavke, broja zaposlenih…) i odstupanje od usvojenih planova“, objašnjava Stefanović.

U takvim okolnostima vlasnici i rukovodioci mogu prekasno da primete da poslovanje odstupa od očekivanja ili da raspoloživi resursi nisu dovoljno dobro iskorišćeni.

Zbog toga je potrebno pronaći ravnotežu između ova dva pristupa. Kompanijama nisu potrebni brojni pokazatelji samo da bi imale utisak da kontrolišu poslovanje, već oni koji pružaju korisne informacije i pomažu u donošenju odluka.

„Prava mera za broj postavljenih KPI koji će pomoći poslovanju je negde između ova dva pristupa“, zaključuje poslovni savetnik Nikola Stefanović.