Izbegnite kazne, proverite da li imate sve što treba od dokumentacije u firmi

Dokumentacija koja je fizički potrebna da se nalazi u poslovnom prostoru neke kompanije razlikuje se od delatnosti do delatnosti. Bilo da se lokacija nalazi u stanu vlasnika firme ili u namenskom poslovnom prostoru, ipak su neke stvari neophodne i zajedničke gotovo svim preduzećima.

„Naravno, prvo i osnovno, mora se vidno istaći o kom pravnom licu se radi, što znači naziv, PIB i matični broj firme. Kada poželimo da zakucamo na vrata preduzeća, tu, takođe, treba da bude jasno istaknuto i radno vreme. To jeste interna stvar, nigde je ne prijavljujemo, ali služi našim krajnjim kupcima kako bi znali kada nas mogu naći u našim prostorijama, pa čak i sama inspekcija“, objašnjava za Biznis.rs poreski savetnik Dušan Roglić.

Kako je dodao, kada se otvore vrata firme, u nekom registratoru ili fascikli, potrebno je imati ličnu kartu firme, odnosno rešenje iz Agencije za privredne registre (APR), potvrdu o PIB i ostalim poreskim rešenjima.

„Za većinu preduzeća koja uglavnom rade uslugu, tu se priča, nažalost, završava. Nemaju dovoljno znanja da je ovo tek početak, pa kada se pojavi kontrola, nisu upoznati šta treba tada učiniti. Kako ne bi vlasnici biznisa strahovali od inspekcije, bilo da delatnosti obavljaju u sopstvenom ili iznajmljenom prostoru, neophodno je da poseduju ugovor o zakupu ili ustupanju prostora. Onaj deo prostora koji je iznajmljen ili ustupljen, treba da ima znak zabrane pušenja, ukoliko nije drugačije definisano zakonom. Prateći dokument uz ovo jeste kontrolnik zabrane pušenja, gde se vlasnik uglavnom postavlja za odgovorno lice o sprovođenju zabrane pušenja. Kazna za ovo nepoštovanje propisa je od 5.000 do 50.000 dinara“, ističe naš sagovornik.

Zatim, kako kaže Roglić, preduzeća koja imaju više od 10 zaposlenih, potrebno je da imaju odluku lica za uzbunjivanje, kao i odluku o zabrani zlostavljanja, što možda deluje kao nebitna i mala, ali zakonom je propisana.

„Prva pomoć i protivpožarni aparat takođe su neophodni za sve firme. Iako se može pomisliti da je trenutno to nebitna i bezazlena stavka, ipak ih itekako treba posedovati. Protivpožarni aparat mora da ima atest, odnosno da se radi na svakih šest meseci“, naglasio je poreski savetnik.

Napomenuo je i to, da je glavna stvar koja većinu ljudi buni – Akt o proceni rizika, odnosno bezbednosna knjiga kojom se popisuju svi električni uređaju i sve sa čime radimo, gde treba da se jasno označi da je sve bezbedno za rad.

„Trošak izrade ovog Akta je skup, oko 100 evra, a ljudi, takođe, smatraju da je bezazlen. Međutim, u praksi je drugačije. Skoro svaka inspekcija koja je posetila neku firmu, tražila je isti, a posebno su ugostitelji pogođeni ovom obavezom. Pored svih HASAP (HACCP) standarda, tople vode, dva toaleta, neophodan je i Akt o proceni rizika. Takođe, ukoliko preduzetnik ima zaposlene, mora imati i njihove ugovore o radu, M-A obrasce i sve njihove promene, odnosno anekse. To su dokumenta koja se trajno čuvaju“, upozorava Roglić.

Ovo je primer kako bi trebalo voditi uslužne delatnosti, ističe naš sagovornik, a tu spadaju i oni koji su paušalno oporezovani.

„Malo su stvari rigoroznije kada je reč o preduzetnicima koji rade sa robom, odnosno imaju fiskalnu kasu. Kad već pribavite fiskalnu kasu, morate imate rešenje o istoj. Zatim, u neposrednoj blizini kase treba da je jasno istaknuto „uzmite račun“, odnosno obaveštenje o obavezi izdavanja fiskalnog računa“, navodi naš sagovornik.

Servisna knjižica kase treba da se redovno servisira i overava.

Ukoliko zbog tehničkih stvari kasa ne može da bude u funkciji, potrebno je imati nalog za ispravku, FR obrazac (fiskalni račun). Iz kase se na dnevnom nivou vadi dnevni izveštaj sa presekom stanja i prometom artikala, a na kraju meseca periodični izveštaj. Kada se stvari oko kase ne poklapa sa knjigom evidencije dnevnih izveštaja (EDI), koji je takođe obavezan element, kazna za tako nešto je: 15 dana zabrane rada i 100.000 dinara novčane kazne, ako se to dešava prvi put, potom tri meseca zabrane rada i 500.000 dinara novčane kazne, ili u najgorem slučaju – godinu dana zabrane rada“, napominje Roglić.

Kada se radi o trgovini, neophodni su, kako kaže, sledeći dokumenti:

• ulaz za svaku robu koja se prodaje (kalkulacije)
• maloprodajne cene istih tih proizvoda
• ugovor sa svakim dobavljačem od koga se roba uzima
• kalkulacije prodajnih cena
• nivelacija cena (ukoliko se cena snižava ili povećava)
• sve to se vodi u knjizi evidencije prometa (obrazac KEP).

„Ovo je neki, uslovno rečeno, šablon koji se mora ispoštovati. Za uslužne delatnosti bih posebno naglasio da se istaknu nazivi firmi ispred svojih stanova ili na sandučetu ispred zgrade. Tu može doći do problema u smislu da, ukoliko Poreska uprava pošalje neko rešenje ili opomenu, a ne može vas pronaći, oni smatraju da ste, ukoliko prođe 15 dana, tu istu kovertu i primili. Tako najčešće dolazi do prinudnih naplata, oduzimanja PIB-a firme i sličnog. Dok sve ostalo možete potpuno besplatno preuzeti sa sajta roglic.rs, što se tiče dokumentacije za trgovinske lance, njih možete kupiti u skoro svakoj knjižari“, naveo je naš sagovornik.

Tačan popis obaveza unutar poslovnog objekta

U poslovnom objektu potrebno je imati:

• istaknut pun ili skraćen naziv
• radno vreme
• rešenje iz APR-a
• pravilnik o rešavanju reklamacije (samo objekti sa robom)
• znak zabrane pušenja
• Akt o proceni rizika
• odluku o licu za uzbunjivanje
• kontrolu zabrane pušenja
• obaveštenje o zabrani zlostavljanja
• protivpožarni aparat sa atestom
• prvu pomoć
• baždarene merne uređaje (samo objekti sa robom)

Za svakog zaposlenog se mora imati:

• Ugovor o radu
• prijava na PIO (M-A obrazac)
• sanitarna knjižica (ukoliko se radi sa prehranom)

Za robu kojom se trguje mora da se ima:

• dokumentacija o izvršenoj nabavci (popis, računi, otpremnice, dostavnice, prijemnice)
• kalkulacija prodajne cene
• nivelacija prodajne cene
• nalog za uplatu dnevnog pazara
• KEP knjiga – evidencija prometa

Uz trgovačku robu u objektu obavezno idu i:

• maloprodajne cene – istaknute
• deklaracija robe
• ugovor sa svakim dobavljačem
• dokument o nabavci
• dnevni izveštaj o prijemu robe

Uz komisionu robu:

• maloprodajna cena sa rednim brojem iz KEP knjige.

Uz fiskalnu kasu se mora imati:

• rešenje o fiskalizaciji
• servisna knjižica
• obaveštenje o obavezi izdavanja fiskalnog računa
• nalepnica „uzmite račun“
• nalog za ispravku – obrazac NI
• fiskalni račun – obrazac FR
• evidencija o blokovima fiskalnih računa
• dnevni izveštaj iz fiskalne kase
• periodični izveštaj
• kontrolna traka
• knjiga dnevnih izveštaja (EDI knjiga)

Usled novonastale situacije sa pandemijom korona virusa, u poslovnom objektu se mora vidno istaći:

• plan primene preventivnih mera za sprečavanje širenja zarazne bolesti Covid-19
• covid redar – imenovanje i odluka
• sredstva za dezinfekciju objekta

„U zavisnosti od šifre delatnosti, neka dokumenta treba da imaju svi, posebno oni koji rade u maloprodaji ili sa prehrambenom industrijom“, podseća Roglić.