Virtuelne kancelarije – prednosti i mane iznajmljenog sedišta preduzeća

Virtuelna kancelarija je usluga koja podrazumeva mogućnost registracije sedišta firme na određenoj adresi, kao i prijem pošte koja toj firmi stiže. Iako je otvaranje virtuelnih kancelarija bilo u ponudi i pre pandemije, sa odomaćivanjem rada od kuće i na daljinu, a kasnije i dolaskom državljana Rusije po izbijanju rata u Ukrajini, ovaj poslovni koncept dobio je na popularnosti u Srbiji.

Samo u Beogradu na pojedinim adresama registrovano je i po stotinak kompanija i preduzetnika, ali ne postoje procene koliko „virtuelnih kancelarija“ trenutno posluje u Srbiji – ono što je sigurno je da interesovanja ne manjka, a posebno za prestižne beogradske adrese.

Jedno do prvih pitanja na koja privrednici traže odgovor je – da li je uopšte zakonito da na jednoj adresi bude registrovane na desetine firmi i preduzetnika? Advokat Valentina Stanković Momčilović iz Advokatske kancelarije Momčilović za Biznis.rs objašnjava da nijedan propis ne predviđa maksimalan broj firmi koji sme da ima registrovano sedište na istoj adresi, što omogućava rad virtuelnim kancelarijama u Srbiji.

Preporučuje, međutim, da se uvek proveri za svaki konkretan slučaj da li postoji propis koji predviđa za određenu delatnost uslove koji treba da budu ispunjeni u pogledu prostora.

„Tako, na primer, za obavljanje delatnosti iz sektora zdravstva ili farmacije propisi predviđaju kakav prostor treba da bude. Domaći propisi ne uvode ograničenje da ne sme da bude registrovano više od jedne firme na određenoj adresi, ali treba izvršiti analizu propisa koji se odnose na konkretnu delatnost kako bi se utvrdilo da ne postoje okolnosti koje mogu biti prepreka za dobijanje dozvole za obavljanje te delatnosti“, ističe naša sagovornica.

Do virtuelne kancelarije može se doći uz pomoć kompanijja koje su se specijalizovale za pronalazak ili ponudu poslovnog, coworking ili kancelarijskog prostora, ali i brojnih advokatskih kancelarija i knjigovodstvenih agencija koje nude uslugu registracije firme na određenoj adresi i upravljanje poštom.

Cena iznajmljivanja adrese za sedište firme i prijem pošte kreće se od oko desetak evra nedeljno, a najčešće košta između 30 i 50 evra mesečno, u zavisnosti od grada, lokacije ali i ostalih usluga koje mogu biti uključene u „zakup“.

Jedna od značajnih prednosti virtuelnih kancelarija je u tome što se firma ne registruje na sopstvenu adresu, rekao nam je Milan Trbojević, osnivač i vlasnik knjigovodstvene agencije „Knjiški moljac“.

„U ostale prednosti spada i to da danas, kada zaposleni rade i od kuće, ne morate imati iznajmljen prostor. Virtuelna kancelarija daje vam i mogućnost putovanja i rada iz inostranstva, bez brige da poštu neće imati ko da primi ili poseti fizičku adresu“, objašnjava Trbojević.

Prema njegovom iskustvu, najčešći korisnici usluga virtuelne kancelarije su novoosnovane firme koje još nisu našle odgovarajući poslovni prostor, kao i firme čiji zaposleni rade od kuće, a kako bi imale jedinstvenu adresu.

„Virtuelne kancelarije koriste i oni koji rade online sa različitih lokacija“, dodaje Trbojević.

U kompaniji We Share Space, koja nudi i uslugu otvaranja virtuelne kancelarije, objašnjavaju da korisnici takve usluge veoma često žele ne samo da na raspolaganju imaju podršku oko obaveštavanja i prosleđivanja pošte, već i da se registruju na prestižnoj adresi.

„Naša kompanija zato nudi mogućnost registracije sedišta na ukupno sedam prestižnih beogradskih lokacija, među kojima su Airport City, Sirius ili Tri lista duvana, kao i u samom centru Novog Sada. Takođe, virtuelne kancelarije koriste domaći i strani klijenti, kompanije kao i preduzetnici, a tražnja se stabilizovala posle ‘naleta’ koji se desio po dolasku većeg broja ruskih državljana u Srbiju“, kažu za Biznis.rs iz We Share Space.

Njihova praksa takođe govori da se domaći klijenti najčešće odlučuju za virtuelne kancelarije kako ne bi firmu registrovali na sopstvenoj adresi stanovanja, kao i da gledaju da pri „selidbi“ firme ne promene i opštinu, kako bi izbegli peripetije sa Poreskom upravom.

Advokat Valentina Stanković Momčilović takođe podseća da to što se usluga zove „virtuelna kancelarija“ ne znači da nema „fizičkih obaveza“ držanja određene dokumentacije.

„Propisi predviđaju da se određena dokumentacija drži u sedištu firme. Tako bi kompanija u slučaju inspekcijskog nadzora trebalo da ima u sedištu osnivački akt, rešenje Agencije za privredne registre o osnivanju (eventualno i druga rešenja), opšte akte društva, zapisnike, izveštaje, evidencije, ugovore o radu (ukoliko zaposleni obavljaju posao u sedištu firme) i drugu dokumentaciju“, podseća naša sagovornica.

Dodaje da Zakon o privrednim društvima predviđa da je moguće ovu dokumentaciju čuvati i na drugom mestu koje je poznato i dostupno svim članovima društva, te bi bilo neophodno u tom slučaju informaciju o mestu čuvanja dokumentacije učiniti jasno dostupnom članovima.

„Regulatorni dokumenti, kao što su određene dozvole, saglasnosti, sertifikati i slično takođe mogu biti neophodni u slučaju kontrole, a sve zavisno od delatnosti kompanije“, ističe Stanković Momčilović.