Zašto je za napredovanje preduzeća neophodan akcioni plan?

Akcioni plan predstavlja jedan od osnovnih dokumenata preduzeća kojim se prati relizacija aktivnosti usvojenih budžetom, strategijom ili drugim planskim dokumentima preduzeća.

Realizacija planiranog budžeta glavni je signal i pokazatelj uspešnosti rada kompanije i njenih zaposlenih za eksterne procene od strane potencijalnih investitora, kreditora ili partnera.

Veoma često potreba za akcionim planom može da proistekne iz jednog ili niza sastanaka i preuzimanja obaveza zaposlenih, učesnika na tom sastanku, da neki zadatak završe. Akcioni plan je dobar alat za praćenje realizacije, počev od jednostavnih dnevnih, rutinskih operacija kod koji se uočavaju zastoji, ali i kompleksnih procesa, kao što je upravljanje projektima.

Poslovni konsultant Biljana Lazarević kaže da u slučaju malih i srednjih preduzeća (MSP) u intenzivno razvojnim fazama posao postaje složeniji, veća je fluktuacija ljudi, kao i broj operacija i da samim tim vlasnici i najviši menadžment delegiraju posao.

“Dešava se u tim situacijama da organizacija posla ne podržava kompleksnost razvoja i pravovremeno praćenje realizacije svih zadataka. Nekada najjednostavniji zadatak koji nije izvršen postaje usko grlo i utiče na zastoj celokupnog poslovanja. Ovi momenti se mogu preduprediti korišćenjem akcionog plana kao transparentnog alata”, objašnjava Lazarević.

Ona ističe da je postojanje akcionog plana imperativ za efikasno vođenje bitnijih poslova, odnosno projekata.

Veoma često je akcioni plan i jedan od aneksa ugovora o određenom poslu.

“Projekti su poslovni planovi sa definisanim datumima za početak i kraj, zato im je potreban poseban sistem praćenja ne samo na strateškom već i na operativnom nivou. Kada se definiše akcioni plan neophodno je imati u vidu dva nivoa aktivnosti – prvi je vezan za funkcionisanje same kompanije i utiče na sve službe, dok se drugi odnosi na rad samo jednog dela preduzeća”, navodi naša sagovornica.

Postavljanje akcionog plana treba da uključi sve zaposlene u službi, a poseban akcenat je na onima koji će biti zaduženi i odgovorni za realizaciju zadataka. Na ovaj način se postiže motivisanost i posvećenost zaposlenih u timu. Akcije koje treba da budu sprovedene moraju biti jasno definisane, smislene, dostižne po očekivanom kvalitetu i rokovima.

Za svaki zadatak treba da budu obezbeđeni i resursi za rad na zadatku, bilo da je reč o potrebnom broju ljudi, vremenu ili materijalnim resursima, a sve to treba već da bude alocirano budžetom za poslovnu godinu.

“U ovakvim situacijama potreban je dokaz da će se alocirani novac, ljudi i svi resursi dobro iskoristiti, naročito ako se neka aktivnost po prvi put radi u kompaniji. Kontrola i razmatranje realizacije zadataka kroz praćenje akcionog plana na dnevnim ili fiksnim periodičnim sastancima su neizostavan korak, inače suština akcionog plana gubi svrhu. Sve aktivnosti bi trebalo da budu podložne revidiranju”, ocenjuje poslovni konsultant.

Postoje brojni modeli akcionih planova, ali za firmu je najbolji onaj koji je prilagođen njenim potrebama i jednostavnosti praćenja.

“Osnovni modeli akcionog plana treba da odgovore na pitanja koji zadatak se prati, ko je zadužen za realizaciju i koji je krajnji rok za njegov završetak”, zaključuje poslovni konsultant Biljana Lazarević.