Rok za predaju arhivske građe ističe 30. aprila

Rok za predaju arhivske građe za 2025. godinu ističe 30. aprila, a za mnoge firme to znači poslednji trenutak da sređivanje poslovne dokumentacije privedu kraju i izbegnu ozbiljne kazne. Reč je o obavezi koja obuhvata gotovo sva pravna lica, dok su preduzetnici izuzeti iz ovog konkretnog pravila.

Kako objašnjava poreski savetnik Jovan Pavlović, arhivska knjiga predstavlja objedinjeni pregled celokupne dokumentacije koju je firma imala tokom prethodne godine. Forma dokumenta nije presudna – bilo da je reč o papirima ili elektronskim zapisima, sve se evidentira na jednom mestu.

„Tokom godine, knjiga se redovno vodi, a po njenom završetku se štampa i potpisuje od strane odgovornog lica. Nakon toga, predaje se nadležnom arhivu prema sedištu firme. Iako se poslovanje u velikoj meri digitalizovalo, ova procedura i dalje zahteva fizičku predaju“, ističe poreski savetnik.

Posebnu obavezu imaju firme koje prvi put podnose arhivsku knjigu. One moraju da obuhvate kompletnu dokumentaciju još od osnivanja.

Obaveze privrednih društava ne završavaju se samim evidentiranjem.

„Zakon o arhivskoj građi propisuje da dokumentacija mora biti čuvana savesno, uredno i bezbedno, u formatu u kojem je nastala, bilo digitalnom ili papirnom. Tokom poslovanja, firme generišu veliki broj dokumenata, a oni od trajnog značaja čine arhivsku građu koja se čuva kao jedinstvena celina, odnosno arhivski fond“, objašnjava Pavlović.

Takva građa ne ostaje zauvek u firmi. Nakon isteka 30 godina od njenog nastanka obavezno se predaje nadležnom javnom arhivu, čime prelazi u sistem trajnog čuvanja.

Pored čuvanja, zakon nalaže i precizno vođenje evidencije, jer dokumenti moraju biti označeni, klasifikovani, datirani i pravilno arhivirani. To podrazumeva i tehničke zahteve, naročito za elektronsku dokumentaciju. Privredni subjekti su dužni da obezbede njeno dugoročno očuvanje, uključujući redovno održavanje i migraciju na nove medije i formate, kako bi podaci ostali dostupni i upotrebljivi.

„Najefikasniji način organizacije jeste razvrstavanje po vrsti dokumenata. Mnoge firme uvode i numeraciju, što olakšava pretragu, kako za interne potrebe, tako i u situacijama kada inspekcija zatraži uvid u poslovanje“, navodi naš sagovornik.

Kada je reč o rokovima čuvanja, pravila se razlikuju u zavisnosti od vrste dokumentacije. Tako se, na primer, isplatne liste i evidencije zarada čuvaju trajno. Finansijski izveštaji, poput bilansa, moraju biti dostupni 20 godina, dok se dnevnik i glavna knjiga čuvaju 10 godina. Pomoćna dokumentacija ima kraći rok – pet godina. Izuzetak su PDV obveznici, koji račune i dokumentaciju vezanu za obračun poreza moraju čuvati najmanje deceniju.

Propisi uređuju i način čuvanja jer pojedini dokumenti mogu postojati isključivo u elektronskoj formi, dok se drugi moraju čuvati u originalnom, najčešće papirnom obliku.

„Kazne za neadekvatno čuvanje dokumentacije kreću se i do tri miliona dinara za pravna lica, u zavisnosti od prekršaja. Za ozbiljnije povrede, poput nečuvanja računovodstvenih isprava i finansijskih izveštaja u skladu sa zakonom, predviđene su najviše novčane sankcije. Firme koje ne čuvaju fiskalnu dokumentaciju, poput dnevnih izveštaja i kontrolnih traka, najmanje tri godine, mogu biti kažnjene sa do dva miliona dinara“, zaključuje poreski savetnik Jovan Pavlović.