Šta se dešava kada se sredstvima preduzeća plaćaju privatni troškovi?

Prema pravilima poslovanja, sredstva kompanije namenjena su isključivo troškovima koji nastaju u obavljanju delatnosti. Ipak, dešava se da se poslovna kartica iskoristi i za privatne potrebe, poput kupovine garderobe ili drugih ličnih troškova. Da li je takvo korišćenje dozvoljeno i kakve posledice može imati, zavisi pre svega od pravne forme u kojoj posluje firma.

Poreska savetnica Zvezdana Pisarević objašnjava za Biznis.rs da postoje značajne razlike između preduzetnika i društava sa ograničenom odgovornošću kada je reč o raspolaganju novcem firme. Upravo zbog tih razlika ista transakcija može biti dozvoljena u jednom slučaju, dok u drugom može predstavljati kršenje propisa.

Osnovno pravilo je da se poslovnim novcem finansiraju isključivo rashodi koji nastaju radi ostvarivanja i očuvanja prihoda. Drugim rečima, svaki trošak koji je neophodan za normalno funkcionisanje poslovanja može se smatrati opravdanim poslovnim rashodom.

Kako navodi Pisarević, među takve izdatke spadaju zarade zaposlenih, nabavka sirovina i materijala za proizvodnju, kao i kupovina robe namenjene daljoj prodaji. Pored toga, u poslovne troškove ulaze i izdaci za gorivo, kancelarijski materijal, zakup poslovnog prostora, održavanje i popravku opreme, ali i različite usluge poput konsultantskih, bankarskih provizija ili kamata.

Takođe, postoji čitav niz svakodnevnih kupovina koje se mogu bez problema platiti poslovnom karticom. Na primer, troškovi poslovnog ručka, sredstva za održavanje kancelarije ili nabavka inventara predstavljaju legitimne rashode ukoliko su povezani sa obavljanjem delatnosti.

Međutim, granica između poslovne i privatne potrošnje mora biti jasno postavljena. Kupovina dečjih igračaka, parfema, šminke, cigareta, dnevne štampe ili garderobe za lične potrebe ne može se smatrati poslovnim rashodom. Izuzetak postoji jedino kada je reč o zaštitnoj opremi ili odeći koja je neophodna za obavljanje posla.

Poseban režim važi za preduzetnike koji vode poslovne knjige.

„Za razliku od privrednih društava, preduzetnik je fizičko lice koje odgovara za obaveze iz poslovanja celokupnom svojom imovinom. Upravo zbog toga propisi omogućavaju određenu fleksibilnost u raspolaganju novcem“, objašnjava Pisarević.

To praktično znači da preduzetnik može poslovnom karticom platiti i lični trošak, ali uz jedan važan uslov – takav izdatak ne sme biti evidentiran kao poslovni rashod. Drugim rečima, privatna potrošnja jeste moguća, ali se mora pravilno evidentirati kako ne bi neopravdano umanjila poresku osnovicu.

Prema rečima naše sagovornice, kod društava sa ograničenom odgovornošću pravila su znatno stroža. Firma predstavlja posebno pravno lice koje je odvojeno od svog vlasnika, pa osnivač ne može raspolagati novcem kompanije kao da je reč o njegovim ličnim sredstvima.

„Iako se ovo pravilo čini jednostavnim, u svakodnevnom poslovanju često dolazi do grešaka. Nekada vlasnici slučajno upotrebe poslovnu umesto privatne kartice, dok u pojedinim slučajevima smatraju da, kao osnivači, imaju pravo da sredstva firme koriste bez posebnih ograničenja“, kaže poreska savetnica.

Pisarević ističe da je upravo razdvajanje imovine firme od lične imovine vlasnika jedan od najčešćih problema sa kojima se susreće u praksi. Kako objašnjava, nije retkost da osnivač doživljava firmu kao svoju privatnu imovinu, iako zakon jasno razlikuje pravno lice od fizičkog lica koje njime upravlja.

Prema njenim rečima, vlasnik ima pravo da raspolaže dobiti koju društvo ostvari, ali tek nakon što se ona na propisan način utvrdi i isplati. To ne znači da može u bilo kom trenutku koristiti sredstva sa računa firme za privatne potrebe.

Kada se ipak dogodi da privatni trošak bude plaćen poslovnom karticom, postoje načini da se takva situacija naknadno reguliše u skladu sa propisima. Jedno od mogućih rešenja jeste da se taj izdatak tretira kao isplata dobiti, odnosno dividenda, ukoliko je trošak napravio osnivač društva. U tom slučaju neophodno je obračunati i platiti porez na dividendu.

Druga mogućnost odnosi se na slučajeve kada je privatni trošak napravio zaposleni. Tada se iznos može evidentirati kao njegov lični rashod, a zatim obustaviti od zarade, slično kao i druge vrste obustava koje poslodavac sprovodi.

Međutim, ni takva korekcija ne može biti sprovedena automatski. Pisarević naglašava da je za umanjenje zarade potrebna saglasnost zaposlenog, bez obzira na to da li je reč o običnom radniku ili osnivaču koji je istovremeno zaposlen u sopstvenoj firmi, najčešće na mestu direktora.

Takva procedura propisana je članom 123. Zakona o radu, kojim je definisano da poslodavac može naplatiti svoje novčano potraživanje od zaposlenog putem obustave od zarade samo uz njegov pristanak. To pravilo važi i za vlasnike koji su zasnovali radni odnos u svom privrednom društvu, jer se u tom slučaju, sa aspekta radnog zakonodavstva, smatraju zaposlenima i imaju isti status kao i ostali radnici.