Kako kancelarijska podrška opstaje u digitalnom dobu?

U vreme kada se sve više poslovnih i administrativnih procesa seli u digitalno okruženje, moglo bi se očekivati da delatnosti poput fotokopiranja i pripreme dokumenata postepeno gube na značaju.

Međutim, podaci pokazuju da delatnost koja se još uvek zove Fotokopiranje, pripremanje dokumenata i druga specijalizovana kancelarijska podrška i dalje uspešno posluje, prilagođavajući se novim potrebama građana i privrede.

Iako naziv delatnosti na prvi pogled asocira isključivo na kopiranje dokumenata, njeno poslovanje obuhvata mnogo širi spektar aktivnosti. Pored fotokopiranja i štampanja, firme iz ovog sektora često nude usluge skeniranja, digitalizacije arhive, pripreme poslovne i konkursne dokumentacije, prekucavanja tekstova, administrativne podrške preduzećima, kao i pomoć građanima pri popunjavanju različitih obrazaca i zahteva.

Prema podacima bonitetne kuće CompanyWall, u Srbiji ukupno posluje 1.020 firmi registrovanih u ovoj delatnosti, čiji je zbirni prihod u 2024. iznosio skoro 363 miliona dinara (362.829.000), a dobit 20,26 miliona dinara (20.267.000).

Među najuspešnijim firmama prema ostvarenoj dobiti izdvajaju se Gama centar iz Beograda, Tim Auto Tim 2 i SZR Student. Njihovi rezultati potvrđuju da se nekadašnja fotokopirnica danas sve više transformiše u centar za pružanje različitih administrativnih i poslovnih usluga.

Tako je u 2024. godini firma Gama centar ostvarila dobit od 9,81 milion dinara, što je znatno više u odnosu na godinu pre kada je bila na nivou od 6,66 miliona dinara (6.666.000).

Među najuspešnijim firmama u ovoj delatnosti nisu nužno klasične fotokopirnice, već specijalizovane agencije koje pružaju administrativnu podršku u drugim oblastima, poput registracije vozila i ostalih usluga. U tom kontekstu je i Tim Auto Tim 2 iz Lazarevca na ovoj listi, koji je po dobiti na drugom mestu sa 1,66 miliona dinara u 2024, što ukazuje na znatno bolje poslovanje nakon gubitaka u 2023 od 1,34 miliona dinara (-1.347.000).

SZR Student zauzeo je treće mesto, i njihova dobit je u 2024. iznosila 1,65 miliona dinara (1.655.000), što je manje u odnosu na godinu ranije kada je bila 1,84 miliona dinara.

S obzirom na razvoj tehnologija, za opstanak ove delatnosti i preduzeća koja posluju u njoj, bitna je sposobnost prilagođavanja tržišnim promenama. Naime, umesto da digitalizaciju dožive kao pretnju, mnoge firme su je pretvorile u poslovnu priliku.

Kako raste broj elektronskih servisa državne uprave i privrednih institucija, raste i potreba za uslugama skeniranja, konverzije dokumenata u digitalni format i elektronskog arhiviranja.

Posebno važnu ulogu ove firme imaju za mala i srednja preduzeća koja često nemaju razvijene administrativne službe. Za njih je angažovanje spoljnog partnera, posrednika, za pripremu dokumentacije, arhiviranje ili obradu podataka često isplativije od zapošljavanja dodatnih radnika. Na taj način sektor kancelarijske podrške postaje važan deo šire poslovne infrastrukture.

Na uspešnost poslovanja značajno utiče i lokacija.

Firme koje posluju u blizini fakulteta, sudova, opštinskih uprava, katastra ili poslovnih centara tradicionalno imaju stabilnu bazu korisnika. Studenti, preduzetnici, advokati i građani i dalje predstavljaju značajan deo klijenata kojima su potrebne usluge štampanja, kopiranja ili pripreme različitih dokumenata.

Zanimljivo je da se poslovni model ovih preduzeća danas sve manje zasniva na zaradi od pojedinačne fotokopije, a sve više na pružanju dodatnih usluga veće vrednosti. Digitalizacija arhiva, obrada dokumentacije i administrativna podrška postaju značajniji izvori prihoda od tradicionalnih usluga po kojima je ova delatnost nekada bila prepoznatljiva.

U narednim godinama očekuje se nastavak transformacije ovog sektora. Razvoj elektronske uprave, digitalnih potpisa i bezpapirnog poslovanja verovatno će dodatno smanjivati potrebu za klasičnim kopiranjem dokumenata. Istovremeno, rast zahteva za upravljanjem dokumentacijom i administrativnom podrškom mogao bi da otvori nove poslovne mogućnosti za preduzeća koja budu spremna da prate tehnološke promene.

Primeri najuspešnijih firmi pokazuju da ni u eri digitalizacije papir nije potpuno nestao iz poslovanja. Naprotiv, potreba za efikasnim upravljanjem dokumentima, bilo u fizičkom ili elektronskom obliku, i dalje predstavlja osnovu tržišta na kojem kancelarijska podrška nalazi svoje mesto i gradi profitabilan poslovni model.