Koje dokumente poslodavac može koristiti u elektronskoj formi?

Radnik u Srbiji elektronskim putem može da dobije samo rešenje za godišnji odmor i platni list, svi ostali dokumenti moraju da budu na papiru. Bar tako kažu inspektori, pozivajući se na Zakon o radu koji propisuje posebnu formu zaključivanja ugovora o radu, odnosno nalaže da se zaključuje u pisanom obliku.

Advokati napominju da kada zakonodavac u Zakonu o radu govori o pisanoj formi on pre svega misli na ‘papirni’ dokument.

Navedeno podupiru i odredbe zakona koje kažu da se ugovor o radu smatra zaključenim kad ga potpišu zaposleni i poslodavac, te da se zaključuje u najmanje tri primerka, od kojih se jedan obavezno predaje zaposlenom, a dva zadržava poslodavac.

Iz mišljenja Ministarstva za rad, zapošljavanje, boračka i socijalna pitanja zaključuje se da je obavezna pisana forma zaključivanja ugovora o radu i da, ukoliko bi bio zaključen u elektronskoj formi, potpisan elektronskim potpisom, ne može biti punovažan, odnosno neće proizvoditi pravna dejstva.

“Dakle, ukoliko poslodavac i zaposleni ipak zaključe ugovor o radu u elektronskoj formi postaju izloženi brojnim rizicima koji proističu iz činjenice da on nije punovažan, te da se na osnovu tako zaključenog ugovora ne može zasnovati radni odnos”, objašnjavaju advokati.

U velikom broju evropskih zemalja elektronski dokumenti, naročito iz radnog prava, postaju uobičajena praksa, dok se u Srbiji i pored promovisanja digitalizacije i dalje insistira na papirnom obliku ugovora o radu.

NALED je zato digitalizaciju svih dokumenata, elektronsku dostavu i čuvanje svih dokumenata iz radno-pravnih odnosa nominovao kao jednu od 15 prioritetnih preporuka novog izdanja Sive knjige.

Uvođenjem ove novine u zakonski okvir zaposleni bi mogli u elektronskoj formi da zaključe ugovor o radu, te da im elektronskim putem bude dostavljen pravilnik o sistematizaciji, rešenje o plaćenom odsustvu, neplaćenom odsustvu, rešenje o porodiljskom i drugi dokumenti.

“Radnicima bi trebalo dati mogućnost da sami izaberu da li žele da sačine i dobiju ove dokumente elektronskim ili tradicionalnim putem u papirnoj formi. Zato smo u preporuci Sive knjige naznačili da bi dodavanjem posebnog člana u Zakon o radu trebalo predvideti i opciju kreiranja, dostavljanja i čuvanja dokumenata, opštih akata i ugovora u digitalnoj formi. Zakon to sada dozvoljava samo u dva slučaja”, objašnjava Jelena Mićić iz NALED-a.

Elektronski pečat i potpis godinama su u svakodnevnoj primeni u firmama i njihova izrada i čuvanje značajno smanjuju finansijski i vremenski trošak. Takođe, elektronski dokumenti obezbeđuju visok nivo zaštite podataka i privatnosti jer se štite šiframa, enkripcijom i drugim sigurnosnim mehanizmima. Međutim, neusklađenost propisa i nerazumevanje inspekcijskih organa otežavaju poslodavcima i zaposlenima da koriste pogodnosti koje im zakonski stoje na raspolaganju.

Praksa pokazuje da inspekcije često tumače da bi sva dokumenta trebalo da budu u papirnom obliku i firme se ponašaju u skladu s tim, između ostalog i zbog nezanemarljivih novčanih kazni, pa moraju da izrađuju i arhiviraju i štampane verzije svih radno-pravnih dokumenata.

Često se dešava u praksi da su kompanije već uvele digitalnu formu dokumenata, ali zbog zakonskog okvira i ustaljene prakse svu dokumentaciju štampaju i time rade dupli posao. Iskustva stečena za vreme pandemije ukazala su na suštinski značaj fleksibilne, elektronske komunikacije između poslodavaca i zaposlenih, lišene nepotrebnog formalizma i preterano dugih procedura.

S obzirom na to da prednosti tehnološkog napretka mogu doprineti poboljšanju i modernizaciji poslovanja, donošenje izmena Zakona o radu u oblasti elektronskog čuvanja i dostavljanja dokumentacije iz radno-pravnih odnosa bio bi dodatan podsticaj unapređenju efikasnosti privrede.

„Trend prelaska na elektronsko čuvanje i dostavljanje dokumenata ubrzava se u mnogim evropskim zemljama. Pravo treba da ide u korak sa društvom, prateći njegov razvoj, a za sada su na ovaj način svoj poslovni ambijent modernizovale i digitalizovale Estonija, Danska, Finska, Poljska i od početka ove godine Hrvatska“, zaključuju predstavnici NALED-a.